Aika – käsittämättömän hieno suure

Fyysikot ovat kautta aikojen pyrkineet ymmärtämään ajan syvimpiä ominaisuuksia. Asiaa tutkitaan edelleen, eikä yhtenäistä käsitystä tunnu löytyvän. Ajalla on suunta, mutta mielipiteet hajaantuvat kysyttäessä helpot kysymykset eli onko ajalla alku tai loppu. Erään tuoreimman käsityksen mukaan aika on rakeista, ikään kuin sormien läpi valuvaa hiekkaa – siis kosmisessa ulottuvuudessa.

Liike-elämässä ja työelämässä asioita yleensä mitataan ajassa. Työsuoritteiden arvo mitataan aina ajassa: kpl/tunti, euroa/tunti ja kyselyjä/kuukausi eli jakoviivan alla on aina aika-tekijä. Jos hoidat 20 asiakasta tunnissa tai  20 asiakasta puolessa tunnissa ero on huima. Samoin on tuloksen kanssa, jos saat miljoona euroa kasaan vuodessa, mutta tehostamalla toimia saatkin samoista resursseista puolessa vuodessa saman tuloksen – tämäkin on mahdollista.

Kyse on tehosta, jonka paljastaa lahjomaton nimittäjässä sijaitseva aika-tekijä. Jos organisaation jokainen toimija pystyy tehostamaan työtään 30 % itsekontrollilla ja uusimpia tietoteknisiä mahdollisuuksia hyödyntäen,  nousee kokonaistulos samoin uudelle tasolle.

Niukkuuden aikana tehtäviä yleensä keskitetään ja hallintoa pyritään keventämään. Suoritteiden määrä kasvaa, mutta resurssit pienenee. Tässä on mielenkiitoinen ristiriita, joka ei ratkea kuin oleellisesti tehoa parantavilla menetelmillä ja työkaluilla. Parhaiten asioihin voi vaikuttaa järjestelmillä, jotka on suoraan sidoksissa organisaation ajankäyttöön ja sitä kautta tehoon. Tehoa syövät piirteet täytyy määrittää tarkasti, jolloin täsmäläkkeiden määrääminen on mahdollista. Tuhlaus on pahinta myrkkyä tehokkuudelle.

Toimiiko organisaatiosi optimaalisesti?  Onko teillä päällekkäistä tekemistä? Peruuttavatko asiakkaat liian usein tapaamisen? Onko resurssien hyödyntäminen omissa käsissä?  Valuuko aika sormiesi läpi?

Aika on käsissäsi – ota se haltuun!