Arkisto 08/2010
Kaksi kalenteria – yhdet aivot
Ihmisen aivot ovat monessa mielessä ihmeelliset. Niiden laskentateho on moninkertainen nykyisiin tietokoneisiin nähden (10^17 toimitusta/s). Vaihtelevien arvioiden mukaan vuosien päästä supertietokoneet saavuttavat ihmisaivojen laskentatehon. Entä muistimme? Alkoiko kokous kello 13 vai 13.15? Muistatko ruokakaupassa ilman muistilappua 4 tarviketta vai unohtuuko se maito sittenkin? Arkikäyttömuistimme ei siis ole aivan samalla tasolla aivojen muiden ominaisuuksien kanssa. Muistaminen on joissain tapauksissa täysin satunnaista.
Työelämä koostuu yleensä jaksoista, joita määrittävät sovitut kellonajat. Työpäiviämme jaksottavat mm. kokoukset, aineiston kerääminen, esitelmät ja asiakastapaamiset. Parhaiten karuselli toimii, kun käytössäsi on pätevä kalenteri. Jos aikasi on kallisarvoista, kannattaa yleisesti harkita perustaksi sähköistä ajanhallintaa.
Erityisen haasteen kalenterimerkintöjen täsmällisyydelle asettavat liikkuva työ, ruuhkahuiput ja ajanjaksot, jolloin emme ole työpöydän ääressä ottamassa informaatiota vastaan. Useimmiten aikataulut sovitaan kuitenkin puhelimitse, joten luonteva kalenterointi tapahtuu välittömästi puhelimeen tai tietokoneelle.
Siviilielämä sisältää omat aikataulunsa eli lasten viennit, harrastekokoontumiset ja syntymäpäivät. Työelämän ja siviiliaikataulujen merkintä ja ylläpito erillisiin kalentereihin johtaa monesti katastrofeihin tai noloihin tilanteisiin. ”Kahta herraa” on vaikeaa palvella, joten parempi on olla itse herrana kalenterissaan. Nyt puhutaankin ajanhallinnan kriittisestä tekijästä. Informaatiota on pystyttävä hallitsemaan yhdestä paikasta.
Käytettävyys ratkaisee onko ajanhallinnan työkalu pätevä.
Ihmisen krooniseen käyttömuistivajeeseen kehitettiin monipuolinen vertaansa vailla oleva ”aivolisäke” – ajanvarauspalvelu Vihta. Vihta ei ole syntynyt itsestään tai sattumalta, se on huolelliseen esitutkimukseen perustuva ajanvarauksen huipputuote. Vihtaan on sisäänrakennettu suurienkin organisaatioiden kriittiset vaatimukset. Ajanvarauspalvelun tuotekehityksessä on ollut mukana sekä julkisyhteisöjä että yrityksiä, joten käytettävyys- ja turvallisuusseikat on ratkaistu sekä inhimillisyyden että tuloksellisuuden näkökulmasta. Palvelun käytettävyys on lisäksi analysoitu ulkopuolisella toimistolla ja asiakkailla. Pelkästään kalenterikin auttaa jo päivittäisissä rutiineissa paljon, mutta sähköinen ajanvarauspalvelu avaa täysin uuden ja suoran myyntikanavan palvelullesi nettiin.
Monet tarjolla olevista ajanvarauspalveluista ovat rajoittuneita sekä käytettävyyden että joustavuuden osalta.
Erityisesti Vihta ratkaisee ”kahden kalenterin” -stressin, koska se on liitettävissä henkilökohtaiseen kalenteriin. Vihta taipuu helposti moninaisiin ajanvarausta vaativiin tilanteisiin. Ajanvarauspalveluna Vihta huolehtii, ettei päällekkäisyyksiä tule omien tapahtumien ja asiakkaiden varaamien tapahtumien välille. Luonnollisesti kalenteria voi hallinnoida mobiilisti tai antaa sen tehtäväksi ajanvarauksista vastaavalle henkilölle.
Yksi elämä ja yksi Vihta eli ajanvaraus, joka on liitettynä henkilökohtaiseen kalenteriin.
Virkistyspäivän turhat kustannukset
Lista oli varsin pitkä ja suurin osa syistä liittyi tiedonvälityksen hitauteen ja heikkoon kohdistamiseen. Jos tieto olisi kulkenut optimaalisesti, tilanteesta olisi välittynyt oikea kuva ajoissa, jolloin virkistyspäivä olisi peruttu ja siirretty. Nyt tilanteeseen ajauduttiin kaikenlaisen myöhästymisen ja tilanteen hallitsemattomuuden vuoksi.
Taustalla vaikuttanut syylista koottuna
- - Informaation hitaus, sen kohdistus tai puute
- - sairaana olleiden osallistumistietojen viivästys
- - lomailijat eivät saaneet tietoa ajoissa
- - osa oli työmatkalla eivätkä olleet sähköpostin ääressä moneen päivään
- - neljällä oli ongelmia sähköpostin kanssa ja olivat motissa kriittisinä hetkinä
- - kahdella oli uusi kone, joka ei ollut vielä täydessä valmiudessa
- - kutsujen lähetys viivästyi, koska lopullista osallistujalistaa ei saatu kuntoon tavoittamisongelmien vuoksi
- - varattu kohde oli ylimitoitettu, ruoasta jouduttiin maksamaan sopimuksen mukaan minimimäärä, joka alittui pahasti
- - bussin peruuttaminen myöhästyi – iso taksi olisi riittänyt
- - palautteen unohtaminen
- - koollekutsujalla ei ollut selvää varahenkilöä ja tietoa meneillään olevasta aikataulusta
- - muutama ilmoittautunut sairastui äkillisesti
Päättäjät huokaisivat helpotuksesta, sillä kirjallisten palautteiden mukaan pelätyistä ilmapiiriongelmista ei ollut kyse ennen virkistyspäivää.
Sen sijaan virkistyspäivä itsessään tuotti henkilösuhteisiin kupruja, koska toisten syyttelystä ei tahtonut tulla loppua. Syy oli aina jossain muussa, kun tietoa ei saatu ajoissa tai se oli väärin kohdennettua.
Lähellä oli tilanne, että olisi tarvittu ulkopuolista yhteistyökonsulttia syntyneitä skismoja selvittämään ja parantamaan. Tällaista voi aiheuttaa harmiton ja positiiviseksi tilanteeksi oletettu virkistyspäivä!
Kunnanjohtaja alkoi epäillä virkamiestensä jokapäiväisiä toimintatapoja.
Hän kiinnostui informaation suhteista kustannuksiin yleisemmälläkin tasolla. Valtava lasku virkistyspäivästä hiersi mieltä. Kunnanjohtaja halusi organisaatiolleen järjestelmän, joka eliminoisi mahdollisimman tarkkaan esimerkiksi virkistyspäivän turhat kustannukset.
Miten tiedonvälitys voi olla näin vaikeaa edistyneessä organisaatiossa, vaikka käytössä on tietotekniikkaa?
Näivettynyt virkistyspäivä
Kaakkois-suomalaisessa kunnassa oli runsaasti hyvää tahtoa. Kunnan työntekijöille haluttiin järjestää ohjelmallinen virkistyspäivä. Kunta oli pienehkö, mutta vireä ja kaikin puolin hyvin hoidettu. Työntekijät olivat uutteria ja ylpeitä tekemisistään, indikaattoritkin osoittivat työnteon olevan lähtökohdiltaan tehokasta.
Ensin lähti kyselyt halutusta ohjelmasisällöstä sähköposteihin. Paikka oli päätetty ylemmällä taholla valmiiksi, mikäli vain osanottajia tulisi riittävästi.
Tässä tapauksessa lopputulos oli, että virkistyspäivään osallistui vain 7 henkilöä tavoitellusta 36:sta. Se oli lievästi sanottuna pieni katastrofi. Osallistujat toki nauttivat enemmistön haluamista ohjelmista – paikalla ei vaan sattunut olemaan juurikaan alkuperäisiä vastaajia! Rahaa paloi kuitenkin ennakkoilmoittautumisten mukainen summa.
Asiaa selviteltiin jälkeenpäin ja kerättiin lista syistä virkistyspäivän näivettymiseen. Toki asia huoletti päättäjiä, sillä ajatuksiin nousi epäilys työntekijöiden tahallisesta sabotoinnista tai huonontuneista henkilöstösuhteista.
Minkälaisia syitä listassa mahtoi olla? Mitä olisi pitänyt tehdä toisin?