Rakentavia kysymyksiä ovat esimerkiksi:

• Toteutuiko tavoitteeni?
• Toteutuiko tiimin tavoite?
• Pysyinkö suunnitelmassani?
• Lipsuiko suksi juuri ratkaisevalla hetkellä?
• Vaivuinko rutiinien puurtajaksi?

Kaikessa työssä on parantamisen varaa, koska kukaan ei ole valmistunut “työnteosta”. Kun keskittyy tarkatelemaan omia työtapojaan, löytyy helposti syvät urat, jotka vetävät puoleensa ja muokkaavat ajattelua. Syvällä urassa, poterossa olet suojassa ja mukavuusalueen keskellä. Usein parhaat tulokset syntyvät, kun on ryömitty pois mukavuusalueelta eli laitettu päätä ja kroppaa peliin. Siinä on riskinsä, mutta samalla syntyy uutta ja se on välttämätöntä ellei jopa elinehto kehittymiselle. Kehittyminen on selkeä merkki uusiutumisesta ja toiminnan terveydestä. Samalla itsetunto kohenee ja näkymät poterosta noustua avartuvat.

Montako tuntia työstäsi on keskittynyttä tekemistä?

Jokaisessa työvuodessa on noin 1600 tuntia. Montako tuntia niistä on keskittynyttä tekemistä, eli olennaiseen asiaan henkeä pidättelevän tarkkaa keskittymistä? Tiedätkö varmasti, mitä sinulta odotetaan? Oletko sisäistänyt, mitä työtekoja pomosi haluaa juuri sinulta tänä vuonna? Jos edes kerran päivässä lamppu syttyisi, se tekisi vuodessa 250 välähdystä. Pelkkä syttyminen ei kuitenkaan vie eteenpäin. Välähdykset ovat välttämättömiä, sillä hyvälaatuista valoa tarvitaan hedelmänkin kypsymiseksi.

Hoidatko asiat kerralla kuntoon?

Tarvitaan toinen periaate, joka valmistaa lopullisen hedelmäkeitoksen. Arvo, jota ei voita mikään muu, toimii yleispätevästi kaikilla elämän alueilla ja erityisesti työelämässä: Kerralla kuntoon! Kertauksena ja muistutuksena jokaiselle työpäivälle 2012, keskity olennaisiin, oikeisiin asioihin ja toimi kerralla kuntoon -periaatteella – aina, pienissäkin asioissa.Hanki tekemistäsi helpottavat työkalut, jotka mahdollistavat ”kerralla kuntoon” -toiminnan.

Muista rentoutua vihtomalla saunassa!

Tällä hetkellä esimerkiksi toimisto- ja tehdastilojen valaistuksen korvaaminen uudella LED-valaistustekniikalla antaa takaisinmaksuajaksi 1-5 vuotta riippuen luonnollisesti käyttöajoista ja muista muuttujista.

Tietotekniikkainvestoinneilla tavoitellaan tehokkuutta ja tuottavuutta automatisoimalla aikaisemmin manuaalisesti tehtyjä työvaiheita. Vaativa osuus on arvioida yhteisön tai yrityksen saavuttamia hyötyjä, jotka eivät ole rahallisesti arvioitavissa.

Yritys-Suomi erittelee tietotekniikan investoinnit seuraavasti:

”Investoinnit voivat olla joko operatiivisia tai strategisia. Operatiiviset investoinnit liittyvät välttämättömyysinvestointeihin, joita ovat esimerkiksi sidosryhmien painostuksesta johtuvat sähköisen liiketoiminnan ratkaisut, laajennusinvestoinnit, eli tuottojen ja tehokkuuden lisääminen, rationalisointi eli kustannusten alentaminen, sekä korvausinvestoinnit, eli uudet investoinnit kuluneiden tai elinkaaren loppuvaiheessa olevien tavaroiden tai palveluiden tilalle. Strategiset investoinnit taas voivat liittyä esimerkiksi markkina-aseman turvaamiseen, kilpailuedun saavuttamiseen tai uusien liiketoimintamallien kehittämiseen.”

Lähde: http://www.yrityssuomi.fi/default.aspx?nodeid=16291

Operatiivisiin ja strategisiin IT-investointeihin soveltuva tuote on poikkeuksellinen, jos se kykenee maksamaan itsensä takaisin muutamassa kuukaudessa. Vuosien mittaiset takaisinmaksuajat tuntuvat pahalta unelta – vanhentuuko tuote, muuttuuko teknologia tai muuttuuko koko bisnes. Vuosien odottelu ei toimi nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössämme.

Poikeuksellista tehokkuutta voi kuitenkin saavuttaa, ja parhaimmillaan varsin yksinkertaisin keinoin. Kun tuote tai palvelu on maksanut itsensä takaisin, alkaa syntyä tuottoa. Mitä nopeammin päästään tuottavaan vaiheeseen sitä parempi ennuste elinkaarelle ja tuottavuudelle voidaan arvioida.

Monipuolinen ja tuottava ajanvaraus

Vihta poikkeuksellisen monipuolisena ajanvarausjärjestelmänä pystyy haastamaan vaativimmatkin tuottavuustavoitteet. Esimerkiksi pienen kunnan mittakaavassa Vihta-ajanvarauksen takaisinmaksuaika voi olla vain muutamia kuukausia. Nerokkaimpia tuotetteita voidaan myös kutsua ”lähes” ilmaiseksi jo hankintavaiheessa, kun huomioidaan kaikki oheisvaikutukset, kuten positiivinen imagon nousu, ”ärripurrien” ja hermojen menettämisen loppuminen ja työrauhan saavuttaminen, menetetyt työpäivät jne.

Vihdan suorituskyky huomioiden on itseasiassa hämmentävää puhua investoinnista, sillä kysymys asettuukin muotoon: Haluatko ilmaisen ja tuottavan?

Vihtomisterveisin,
Vihta-ajanvaraus / Netorek Oy
http://www.netorek.fi

CNN:n tähtitoimittaja Richard Quest on tehnyt Suomesta artikkeleita Future Cities nimiseen sarjaan. Yleisöä sarjalla on keskimäärin  n. 270 miljoonaa. Erityisesti Quest paneutuu Helsingin vaikeaan lumitilanteeseen. Massiivinen lumenpoisto-operaatio näytti vierailijan silmissä järjestelmälliseltä sotilasoperaatiolta – näin kaupungin pyörät saadaan pyörimään. Toimittaja oli vaikuttunut tavastamme toimia vaikeissa olosuhteissa.

On totta – lumenluonti on suomalaista työtä! Se ei ole ongelma vaan työ, joka tehdään kunnes kevät armahtaa meidät.

Lentokenttien lumenpoisto on Suomessa tasolla, jota voi odottaa maailman parhaalta maalta.

Lähde: http://www.newsweek.com/2010/08/15/interactive-infographic-of-the-worlds-best-countries.html

Suomikaan ei silti ole täysin toimintavarma, sillä junat eivät pysy aikataulussa, ei  kesällä eikä talvella, ei lumessa eikä helteellä. Suomessa on  kuitenkin vallalla kulttuurinen asenne, jossa asiat laitetaan järjestykseen. Se on osa suomalaista brändiä. Jonain päivänä tullaan maailman ääristä tekemään juttua,  kuinka juna puskee läpi lumivallien laiturille, jossa sekuntikelloa käyttävä mies toteaa hymyillen saapumisen tapahtuneen liukkaudesta riippumatta 3 sekuntia etuajassa.

Suomalainen koulutus, asenne ja motivaatio ovat tuottaneet maallemme viime vuosina paljon positiivista huomiota. Nimenomaan suomalainen käsitys järjestelmällisyydestä tuntuu purevan ja puhuttelevan ulkomaalaisia. Asiat laitetaan tärkeysjärjestykseen, aikataulutetaan ja valvotaan, että tavoite toteutuu. Itsekriittinen palaute prosessoidaan seuraavaan ”kehitysversioon”. Prosessin aikana tehdään vielä muutama uusi keksintö ja patentti. Tämäkään kaava ei tuo menestystä, jos takana ei ole oikeaa asenetta ja suomalaista mielenlaatua.

Puhtaimmillaan älykästä suomalaista järjestelmällisyysosaamista edustaa it-alan ohjelmistokehittäjät. Suomalainen ymmärtää suomalaista. Järkkymätön sisäisen järjestyksen tarve näkyy ja kuuluu suomalaisen ohjelmisto-osaamisen huipulla. Kaikki  järjestys palautuu lopuksi ajanhallintaan: aikatauluun, ajan riittävyyteen sekä oikea-aikaisuuteen.

Suomalainen, Suomessa suomalaisten asiakkaiden kanssa kehitetty ajanvarauspalvelu Vihta, ratkaisee ajanvarauksen kaaoksen niin kunnissa kuin yritysmaailmassakin. Vihta-ajanvarauspalvelu muistuttaa meitä kansallisista erityispiirteistämme joista olemme ylpeitä. Niitä ovat muun muassa rehellisyys, puhtaus, sisu ja järjestelmällisyys. Vihta älykkäänä ajanvarausjärjestelmänä vaalii suomalaista brändiä – ”Made in Finland, Best country in the world.”

Vihtaterveisin,

Vihta-ajanvaraus

Yrityksen puhelinkeskukseen soittaviin puheluihin piti vastata kolmessa sekunnissa aurinkoisella ja kohteliaalla äänensävyllä. Aikaa ei koskaan mitattu, mutta käytännössä se tarkoitti, ettei neljättä ”tööttiä” saanut kuulua. Tavoitteeseen pääseminen vaati toisinaan juoksua käytävillä. Tuolloin ei ollut edes Vihtaa olemassa.

Nyt aikatakuuksi terveyskeskuksiin on kaavailtu viittä minuuttia. Espoossa se tuntuu liian haasteelliselta ainakin Mtv3:n uutisjutun mukaan. Jonon muodostuminen on siis ilmeisesti ennakko-oletuksena hyväksytty ilmiö. Yritysmaailmassa oli tavoitteena, että kullanarvoinen asiakas voisi keskustella esimerkiksi reklamaatiostaan tai tilauksestaan odottamalla maksimissaan 3 sekuntia. Normaali soittaja sai tyydytettyä tärkeän tietotarpeensa nopeasti. Soittaja halusi yleensä tietää, mistä kaupasta tiettyjä tuotteita saa.

Omaan terveyteen, eli tärkeimpään henkilökohtaiseen intressiin, liittyvää asiaa voisi tiedustella 2010-luvulla siis tavoitteellisesti viidessä minuutissa. Joissakin terveyskeskuksissa kahden tunnin takarajaa on pidetty tavoitteena.

Jokin asia ei tässä täsmää. Aikaa kolmen sekunnin tavoitteista on kulunut yli 20 vuotta. Takana kaksikymmentä vuotta laitekehitystä, IT:n kehitystä, harmaita hiuksia ja todella tihruisia silmiä.

Kansanterveyslakiin on kirjattu oikeus saada välittömästi yhteys terveyskeskukseen sekä arkisin että virka-aikana. Välittömästi voisi tarkoittaa tuota muinaista vastausnopeutta – kolmea sekuntia.

Välineitä tiedonvaihtoon ja yhteydenpitoon on tullut huikeasti lisää. Onhan meillä tietokoneet ja mobiililaitteet. Voisiko esimerkiksi terveyskeskuksen maanantain aamuruuhkat, ajanvaraus (uuden ajan varaaminen), ajanvarauksen muutokset, ajanvarauksen peruutukset, tekstiviestimuistutukset hoitua huomaamatta, jos yhteydenpito suoritettaisiinkin pääasiassa verkon kautta älykkäällä ajanvarauspalvelulla. Älyä ja tehoa tulisi myös siinä mielessä, että turhat nurinat häviävät ja asiat ovat lyhyempiä sähköiseen ajanvaraukseen siirryttäessä. Ohjelmallisesti voidaan ohjata tiedonvälitystä analyyttisemmäksi ja turvallisemmaksi. Ihmiset keskittyvät ”jaarittelun” sijaan muotoilemaan asiansa lyhyesti muotin mukaan.

Sähköinen ajanvaraus – Vihta

Älyä, tehoa ja täsmällisyyttä on onneksi vieläkin saatavilla. Se on löydettävissä puhtaana ja raikkaana runsaan kohinan seasta suomalaisella osaamisella.

Humoristinen tositapahtumiin perustuva tarina laboratorion tiedotuksen ja ajanvarauksen haasteista

Abi-tyttäremme oli kärsinyt jo toista viikkoa puolikuntoisuudesta, kuumeilusta ja hengitystieoireista. Mietimme, että asia pitää selvittää heti. Lopullinen päätös terveyskeskuksen apuun turvautumisesta tuli erään keskiviikon iltana. Neljän lapsen kokemuksella emme rynnänneet päivystykseen, vaan äiti soitti päivystykseen selvittääkseen jonotustilanteen. Uudet tuulet terveyshallinnossa ovat muuttaneet yhteystietoja, mutta oikea numero löytyi kuitenkin ryhmätyöskentelyn voimalla.

Ystävällinen ääni kertoi pienen kaupunkimme ilta- ja yöpäivystyksen muuttaneen isompaan naapurikaupunkiin 50 km päähän. Lääkäriä emme omalta paikkakunnaltamme voisi saada samana iltana. Sen sijaan tartuimme mahdollisuuteen tavata hoitaja, joka ottaisi nielusta pikanäytteen ilman ajanvarausta. Se kuulosti edistykseltä, joten päätimme lähteä. Lämpimästi puettu ja kaulureilla piukkaan paketoitu apaattinen tytär lähti mukaani hiljaisena kaupungin toiselle laidalle näytettä antamaan. Luvassa olisi vain lyhyt odottelu.

”Pitkän AAAA:n”, tikun ja ”yökkäysreaktion” jälkeen toimenpide oli ohi. Tärkeä koenäyte häipyi taianomaisesti terveydenhuollon uumeniin. Pikatestin tulos olisi valmis noin 10 minuutissa. Tulosta tuodessaan hoitaja viritti ystävällisen hymyn ja kertoi näytteen olleen negatiivinen.

Ensimmäinen erä oli voitettu ja huojentava tieto paransi mielialoja. Lopullinen laboratoriotesti tapahtuisi kuitenkin siellä 50 km päässä keskussairaalassa. Hoitaja antoi suureleisesti 4 cm * 8 cm -kokoisen muistilapun näköisen arvopaperin käteeni. Siinä oli ornamenttikoristellut reunukset ja jokaisessa nurkassa ellipsinmuotoinen kehä, jossa toistui sama lumihiutalekoriste.

Vilkaisin nopeasti tekstiä ennen kuin laitoin sen taskuun.

Voitte soittaa laboratoriotuloksista vastaavalle sairaanhoitajalle klo 14.00-16.00 puh. xxx xxxx.

Ajattelin asian olevan hoidossa ja taputtelin taskun päälle kuunnellen huolella vielä lisäohjeet.

Parin kolmen päivän päästä voitte soittaa lapussa olevaan numeroon ja kysyä lopulliset laboratoriotulokset!

Lähdimme kotiin, bakteeri ei ollut syypää – lepoon mars!

Lappusen lentomatkailu

Kaikki oli periaatteessa hyvin. En vaan voinut aavistaa, että jokaisella muistilapulla on oma elämänsä – myös muiden antamilla. Pitkän työhistoriani aikana olin oppinut, että omat muistilaput katoavat pienen kokonsa ja tarrauskykynsä ansiosta. Ne tarraavat kiinni terrierin elkein kaikkiin pintoihin, papereiden kulmiin, taitoksiin, hihan suuhun ja kengänpohjaan. Lisäksi adheesio, staattinen sähkö ja tuuli antavat tarvittavat voimat lappusen lentomatkailuun.

Parin päivän päästä kaivelin taskua, omatahtoinen arvopaperi ei ollut viihtynyt ahtaassa ja pimeässä taskussa. Se oli lähtenyt oman arvonsa tunnossa maailmalle.

Missä oli numero? Mihin aikaan piti soittaa? Oliko siinä lapussa nimeä? Kuka oli hoitaja? Kuka oli vastaanotossa? Ei voi olla vaikeampaa!

Olin lähtöpisteessä, koska puhelinnumeroa ei ollut enää ja kätevä muistilappu, ”terrieri”, teki minusta hermoraunion. Itsetunto lähti hyvästelemättä. Halusin aikaisin nukkumaan unohtaakseni huonon muistini ja onneni.

Onko lääke olemassa?

Seuraavana päivänä etsin paperille vaihtoehtoa, joka ei osoittaisi minua sormella. Menin tietokoneelle ja intuitio valaisi minua, eikö näitä asioita voisi hoitaa sähköisesti siististi kotikoneelta tai mobiililaitteella. Syötin Googleen hakusanoiksi: laboratorion ajanvaraus, automaattinen muistutus, muistutus tekstiviestillä, ajanvarauspalvelu ja terveyskeskuksen ajanvaraus.

Tutkittuani pitkin lauantaita parhaalta tuntuvaa ajanvaraus- ja tiedotuspalvelua, huomasin nopeasti, että asiahan oli ratkaistu ilman paperilappuja, ilman terrieriä, ilman liimareunaa ja ilman turhaa ”häslinkiä”. Henkilöiden ja tilojen varaus hoituisi yhdellä ohjelmistolla ja tiedottaminen helpottuisi samalla. Oloni huojeni asioiden ratkettua, koska en ollutkaan aivan hölmö. Itsekkäät irtolappuset eivät sittenkään kuulu nykypäivään! Kyseiset ilmoitusasiatkin voitaisiin hoitaa sähköisesti.

Itsetuntoni palasi ja lauantaisauna oli lämpenemässä. Olin löytänyt todellisen ”laboratorion noutajan” eli älykkään ajanvarauksen – Vihdan. Päätin puhdistautua viikon epäonnistumisista vihtomalla oloni taas onnelliseksi.

ps. Kävin erikseen alkuviikosta terveyskeskuksessa selvittämässä lopullisia tuloksia. Voi mitä ajanhaaskausta! Tulos oli onneksi edelleen negatiivinen ja vaiheikas koettelemus lopussaan. Voisivat ottaa myös Vihdan käyttöön.

Viime viikolla lähetimme tämän kuntasektorille suunnatun uutiskirjeen kontaktilistallemme.
Yhteydenottoja on tullut lukuisia - kiitos mielenkiinnosta!

Jos haluat tilata Vihdan uutiskirjeen, voit tehdä sen joko sivuillamme tai Facebook-yhteisössä.
Facebookissa löydät ilmoittautumislomakkeen “Email Signup” -välilehdeltä http://www.facebook.com/Vihta.

Vihdalla hallitset kuntasi tilojen ja henkilöiden varauksia nettiselaimella

Vihdan avulla tarjoat kuntalaisille ajanvarauspalvelun, joka on töissä 24 tuntia vuorokaudessa. Samalla korvaat kalliin henkilötyön sähköisellä itsepalvelulla, perustat tiedotuskanavan ja voit seurata palvelun varauksia reaaliaikaisesti.

Palvelumme on kehitetty yhteistyössä kuntien kanssa ja se on liitettävissä kunnan kriittisiin järjestelmiin.

Miksi perinteinen ajanvaraus on aikansa elänyt?

Perinteinen ajanvaraus pakottaa työntekijät puhelinsihteerin töihin, joita monet inhoavat ja samalla tärkeämpiä tehtäviä jää hoitamatta eli rahaa palaa hukkaan.

Nykyjärjestelyin kuntalaisetkin ottavat kierroksia jonottamisen ja työntekijöiden huonon tavoitettavuuden takia. Sähköinen ajanvaraus on saatavilla 24 tuntia vuorokaudessa eikä ainoastaan virka-aikana.

Mikä Vihta on?

Vihta on sähköinen ajanvarauksen itsepalvelu, jonka avulla kuntalaiset tilaavat palveluja eli varaavat ajan tiettyyn palveluun kunnan kotisivuilla.Varattavia palveluja voivat olla esimerkiksi katselmointi-, neuvonta-, tila-, terveydenhoito- ja sosiaalipuolen neuvontapalvelut. Vihta toimii sujuvasti yhdessä nykyisten järjestelmien kanssa.

Vihdan osaksi voidaan liittää verkkomaksu ja -tunnistaminen  eli VETUMA-palvelu, joka osaltaan vähentää manuaalista laskutuskäsittelyä.

Kenelle Vihta on tarkoitettu?

Sähköinen Vihta-ajanvaraus on tarkoitettu budjettileikkausten kanssa taisteleville kunnille, jotka kuitenkin haluavat antaa modernin mielikuvan ulospäin. Samalla kunta voi välttää turhat kitinät lehtipalstoilla ja vähentää organisaation tyhjäkäyntiä.

*

Miksi kuntasi haluaisi Vihdan?

Leikkaat menoja

• Vähennät peruutuksia, lisäät työsuorituksia
• Nostat tilojen ja resurssien käyttöasteen tappiin
• Annat modernin mielikuvan ja vältyt valituskirjoituksilta

Palautat työrauhan

• Työntekijät välttyvät puhelinsihteerin töiltä
• Annat työntekijöiden keskittyä tärkeämpiin työtehtäviin
• Vähennät manuaalista käsittelyä

Tarjoat helpon itsepalvelun

• Ajanvaraus on käytettävissä ilman jonotusta 24 tuntia vuorokaudessa
• Tarjoat varattavat palvelut keskitetysti kotisivuilla
• Mahdollistat verkkomaksun ja asiakkaan tunnistamisen

Vihdan käyttöönottoon ei tarvita perinteistä IT-projektia!

Mistä saan lisätietoa? Vihdan kotisivuilta osoitteesta: http://www.vihta.comOta yhteyttä Timo Kero p. 044 044 9008 timo.kero@netorek.fiNetorek Oy www.netorek.fi

Seuraa Vihta-ajanvarausta:

HUOM! Tarinalla on kaikesta huolimatta onnellinen loppu. :)

Ensin taustaa Pirkan hölkästä. Hölkkä on järjestetty ensimmäisen kerran vuonna 1970 ja se juostaan joka lokakuun ensimmäisenä sunnuntaina. Lähtö tapahtuu Valkeakoskelta tehtaan kentän kupeesta ja maali on Tampereen aikuiskoulutuskeskuksen piha-alueella Nirvassa. Matkana on noin 33 kilometriä. Alustana on kaikkea mahdollista: asfalttia, purua, hiekkaa ja pitkospuita. Välillä juostaan autotiellä, joskus metsätiellä, toisinaan mennään polkua pitkin ja osa matkasta taitetaan myös perinteisillä ulkoilureiteillä. Osallistujia tapahtumassa on noin pari tuhatta. Hölkän järjestävät Tampereen Taivaltajat ja Valkeakosken Retkeilijät.

Seuraavaksi taustaa vihtamiehistä. H:lla ja L:llä on vankka kestojuoksijatausta. H:lla Pirkan hölkkä on järjestyksessään kuudes kun taas L:n yhteispirkkojen saldona on jo neljätoista. Ajanvarausta päivittäin kehittävinä luulisi, että vihtamiehet osaisivat suunnitella myös vapaa-aikansa.

Sitten itse tarinaan. H ja L ovat lauantai-iltana yhteydessä ja sopivat seuraavan aamun tapahtumista ja tapaamisesta, autokuljetuksista, koska hölkän lähtö ja maali ovat eri paikkakunnalla. Kaikki on valmiina ja molemmat menevät nukkumaan odottaen seuraavan päivän rypistystä. Viimeinen viesti vaihdetaan klo 23:30.

L havahtaa hereille sunnuntaiaamuna kello 6:17 ja huomaa, että herätyskello ei ole hälyttänyt 5:50 kuten oli tarkoitus. Aikaa onneksi suunniteltuun starttaamisaikaan on 13 minuuttia (hölkkä starttaa kello 9). Onneksi varusteet olivat valmiina odottamassa. Lievää panikointia on kuitenkin ilmassa. Kamat päälle, banaania poskeen ja vessan kautta autolle. Sumuinen matka kohti Valkeakoskea alkaa.

H herää ja huomaa, että Sport Trackerilla varustettu lenkkipuhelin ei ole ladannutkaan, vaikka olikin koko yön laturissa. Aamutoimissa menee huonosti nukutun yön (jopa 4 tunnin yöunet!) jälkeen enemmän aikaa ja lähtö venähtää 15 minuuttia pidemmäksi. Jostain kumman syystä pienimuotoinen laskuvirhe on tapahtunut jo alkuperäisenkin aikataulun kanssa.

Matkalla H ja L soittavat toisilleen ja suunnittelevat H:n lenkkipuhelimen lataamista L:n autossa olevalla laturilla. On pari vaihtoehtoa: molemmat ajavat Valkeakoskelle ja H:n puhelin saadaan varmuudella ladattua. Tällöin kuitenkin menetetään maaliintulon jälkeen kahden auton -taktiikkaetu eli maalialueelta nopeasti uimahallin kautta takaisin Valkeakoskelle, jossa toinen auto odottaa. Toinen vaihtoehto on pysyä alkuperäissuunnitelmassa, jossa H ajaa Tampereelle ja jättää auton maalialueelle ja pääsee ystävänsä kyydissä lähtöpaikalle. Päätetään pysyä alkuperäissuunnitelmassa. Tämä tarkoittaa kuitenkin H:lle sumuisella moottoritiellä suoraan sanottuna lentämistä,  jotta alkuperäisessä aikataulussa pysyttäisiin. H myöhästyy vain 3 minuuttia alkuperäisestä aikataulusta ja hyppää ystävänsä kyytiin. Omat tavaransa (myös puhelin) hän jätti hyvään turvaan Tampereelle.

L saapuu 8:17 lähtöalueelle Valkeakoskella ja koittaa soittaa H:lle tapaamisaikaa ja -paikkaa. Ei vastausta. L laittaa itsensä valmiiksi (numero paikalleen, juomavyö kuntoon). Uusi soitto H:lle. Ei vastausta. Klo 8:35 L lähtee etsimään vessoja ja kuin ihmeen kaupalla H tulee väkijoukossa vastaan. Selviää, että L on soittanut väärään puhelimeen koko ajan (työnumeroon lenkkinumeron sijasta).

Olemme pulassa, kun numerot ovat kadoksissa ja tieto ei kulje!

L antaa autonavaimet H:lle, joka menee lataamaan puhelintansa. L suuntaan kohti vessajonoa. Kello on tässä vaiheessa 8:40. L pääsee vessaan kello 8.52 ja nopean suorituksen merkiksi on jo kello 8:54 juoksemassa kohti autoa. H tulee vastaan ja sanoo suuntaavansa kohti vessoja. L vie ylimääräiset tavarat autoon ja juoksee repun kanssa kohti tavarankuljetusrekkaa (joka kuljettaa siis juoksijoiden tavarat maalialueella). Tässä vaiheessa ilmoille kajahtaa kuulutus “Kaksi minuuttia lähtöön!”. L ottaa tuulitakin ja -housut pois, laittaa ne reppuun ja antaa repun kuljetusrekan lavalle. Minuutti aikaa lähtöön. L suuntaa kohti lähtöviivaa ja kiertää parituhatpäisen lähtöjoukon ja josta jälleen kuin sattuman kaupalla löytää H:n. H oli jonottamassa vessavuoroaan vielä 8.59.30 ja totesi, ettei ehdi kisaan, jos jää odottamaan vuoroaan. Aikaa kaksikymmentä sekuntia. Ja pam. Yhteislähtö kaikesta sählingistä huolimatta onnistuu – uskomattomalla tuurilla. Joukkue nimeltään Vihta-ajanvaraus pääsee matkaan!

H kertoo startin jälkeen, että Tampereelle jätetyn auton avain on hukkunut. Joko se on pudonnut maalialueelle tai ystävän auton takapenkille. No, onneksi lenkkipuhelinta oli ladattu vähän lisää niin soitto taustavoimille kesken juoksun onnistuu. Sovitaan vara-avaimen tuomisesta Tampereelle.

Itse juoksu sujuu suunnitelmien mukaan. Vauhti on tasaista ja L:n krampit alkavat vasta kolme kilometriä ennen maalia. Tässä vaiheessa L:n suuri kramppikokemus astuu peliin ja vauhti ei hidastu juuri nimeksikään. Puhumattakaan siitä, että olisi pitänyt kävellä. Lopulta ensimmäinen puolikas on L:llä vain kahdeksan sekuntia nopeampi. H irtoaa villivarsamaiseen loppukiriin viimeisellä kilometrillä. L jatkaa taistelua kramppien kanssa. Loppuaika paranee molemmilla noin seitsemäntoista minuuttia viimevuotisesta.

Maalialueella selviää, että autonavain on löytynyt ja H saa sen kaverin auton takapenkin lattialta. Matka jatkuu kohti Kalevan uimahallia. Sen jälkeen suunta on molemmilla kohti kotikorttelia ja tällä kertaa matkavauhti on turvallisesti alle rajoitusten.

Kuten erilaisissa organisaatioissa, myös juoksussa ajanhallinta on erittäin tärkeää, nimittäin kilometriajan (kilometrivauhdin) ja sitä kautta loppuajan hallinta. Jos et hallitse vauhtiasi ja siten kilometriaikaasi, on helppo olla vastaantulevana selkänä loppumatkalla.

Kuinka sinä hallitset aikaasi? Vihta-ajanvaraus auttaa palvelutuottajia ulkoistamaan osan ajanhallinnastaan asiakkaille, mutta tärkeimpänä on kuitenkin henkilökohtainen kalenteri!

Ulkopuolisen konsultin vetämä työryhmä tutki pullonkaulat. Eräänä löytönä ryhmä esitti useiden työntekijöiden olevan turhautuneita jatkuvasta pomppimisesta eli muiden töiden, aikataulujen, omien töiden, ajanvarauksien ja asiakkaiden välissä. Keskeytynyt työ piti aloittaa uudestaan, kerätä ajatukset ja hakea paikka, johon asia jäi ja sen jälkeen uusi keskeytys katkaisi taas työn etenemisen.

Tämä rassasi  varsin monia henkilöitä, ei pelkästään aikatauluja koordinoivia vaan myös henkilöitä, joiden päivittäistä työtä oli yritetty tarkasti ohjelmoida. Tehokasta työaikaa nuhraantui molemmilla sekä kalenterin pitäjillä että käyttäjillä.

Lisäksi työryhmä löysi runsaasti  ajanvarauksen peruutuksia kautta linjan tilavarauksista terveydenhuoltoon. Säästökapasiteettia arvioitiin olevan n. 60 %. Työryhmä suositteli kuntaa hankkimaan modernin ajanvarauspalvelun, jonka avulla peruutukset saataisiin kuriin ja tavoitteet  olisi saavutettavissa.

Säästötoteuma Vihta-ajanvarauspalvelulla osoittaa, että Vihta maksaa itsensä takaisin muutamassa kuukaudessa. Lisäksi työntekijöiden työmotivaatio paranee oleellisesti, kun sählääminen loppuu ja asiat sujuvat järjestelmällisesti Vihdan avulla – ilman päänsärkyä.

Vihdan pelkistetty säästölaskelma pienikokoiselle kunnalle:

• Kuntaan hankitut ajanvarauskalenterit	10 kpl
  Peruutuksien takia menetetään	20 min/ kpl
  Peruutuksia	4 kpl / viikko
  Peruutuksien vähentymisen säästö/vko 20 min*4 kpl*60%	= 48 min
  Tehokasta työaikaa lisää 15 min/ päivä	= 13 860 €
  Säästö vuodessa	14 916 €

Lisäksi motivaation parantuminen Vihdan myötä nostaa työviihtyvyyttä, terveyttä ja tehoa.  Kokonaissäästö onkin oleellisesti suurempi kuin säästölaskelman tulos näyttää. Konsultit yllättyvät itsekin tuloksista ja vihtovat nykyään yhä ahkerammin.  :)

Ota yhteyttä Vihta-ajanvarauksen myyntiin maksutonta kartoitusta varten!

Niukkuuden kukistaja  – Vihta!

Työelämä koostuu yleensä jaksoista, joita määrittävät sovitut kellonajat. Työpäiviämme jaksottavat mm. kokoukset, aineiston kerääminen, esitelmät ja asiakastapaamiset. Parhaiten karuselli toimii, kun käytössäsi on pätevä kalenteri. Jos aikasi on kallisarvoista, kannattaa yleisesti harkita perustaksi sähköistä ajanhallintaa.

Erityisen haasteen kalenterimerkintöjen täsmällisyydelle asettavat liikkuva työ, ruuhkahuiput ja ajanjaksot, jolloin emme ole työpöydän ääressä ottamassa informaatiota vastaan. Useimmiten aikataulut sovitaan kuitenkin puhelimitse, joten luonteva kalenterointi tapahtuu välittömästi puhelimeen tai tietokoneelle.

Siviilielämä sisältää omat aikataulunsa eli lasten viennit, harrastekokoontumiset ja syntymäpäivät. Työelämän ja siviiliaikataulujen merkintä ja ylläpito erillisiin kalentereihin johtaa monesti katastrofeihin tai noloihin tilanteisiin. ”Kahta herraa” on vaikeaa palvella, joten parempi on olla itse herrana kalenterissaan. Nyt puhutaankin ajanhallinnan kriittisestä tekijästä. Informaatiota on pystyttävä hallitsemaan yhdestä paikasta.

Käytettävyys ratkaisee onko ajanhallinnan työkalu pätevä.

Ihmisen krooniseen käyttömuistivajeeseen kehitettiin monipuolinen vertaansa vailla oleva ”aivolisäke” – ajanvarauspalvelu Vihta. Vihta ei ole syntynyt itsestään tai sattumalta, se on huolelliseen esitutkimukseen perustuva ajanvarauksen huipputuote. Vihtaan on sisäänrakennettu suurienkin organisaatioiden kriittiset vaatimukset. Ajanvarauspalvelun tuotekehityksessä on ollut mukana sekä julkisyhteisöjä että yrityksiä, joten käytettävyys- ja turvallisuusseikat on ratkaistu sekä inhimillisyyden että tuloksellisuuden näkökulmasta. Palvelun käytettävyys on lisäksi analysoitu ulkopuolisella toimistolla ja asiakkailla. Pelkästään kalenterikin auttaa jo päivittäisissä rutiineissa paljon, mutta sähköinen ajanvarauspalvelu avaa täysin uuden ja suoran myyntikanavan palvelullesi nettiin.

Monet tarjolla olevista ajanvarauspalveluista ovat rajoittuneita sekä käytettävyyden että joustavuuden osalta.

Erityisesti Vihta ratkaisee ”kahden kalenterin” -stressin, koska se on liitettävissä henkilökohtaiseen kalenteriin.  Vihta taipuu helposti moninaisiin ajanvarausta vaativiin tilanteisiin. Ajanvarauspalveluna Vihta huolehtii, ettei päällekkäisyyksiä tule omien tapahtumien ja asiakkaiden varaamien tapahtumien välille. Luonnollisesti kalenteria voi hallinnoida mobiilisti tai antaa sen tehtäväksi ajanvarauksista vastaavalle henkilölle.

Yksi elämä ja yksi Vihta eli ajanvaraus, joka on liitettynä henkilökohtaiseen kalenteriin.

Taustalla vaikuttanut syylista koottuna

• - Informaation hitaus, sen kohdistus tai puute
  • - sairaana olleiden osallistumistietojen viivästys
  • - lomailijat eivät saaneet tietoa ajoissa
  • - osa oli työmatkalla eivätkä olleet sähköpostin ääressä moneen päivään
  • - neljällä oli ongelmia sähköpostin kanssa ja olivat motissa kriittisinä hetkinä
  • - kahdella oli uusi kone, joka ei ollut vielä täydessä valmiudessa
  • - kutsujen lähetys viivästyi, koska lopullista osallistujalistaa ei saatu kuntoon tavoittamisongelmien vuoksi
  • - varattu kohde oli ylimitoitettu, ruoasta jouduttiin maksamaan sopimuksen mukaan minimimäärä, joka alittui pahasti
  • - bussin peruuttaminen myöhästyi – iso taksi olisi riittänyt
  • - palautteen unohtaminen
  • - koollekutsujalla ei ollut selvää varahenkilöä ja tietoa meneillään olevasta aikataulusta
  • - muutama ilmoittautunut sairastui äkillisesti

Päättäjät huokaisivat helpotuksesta, sillä kirjallisten palautteiden mukaan pelätyistä ilmapiiriongelmista ei ollut kyse ennen virkistyspäivää.

Sen sijaan virkistyspäivä itsessään tuotti henkilösuhteisiin kupruja, koska toisten syyttelystä ei tahtonut tulla loppua. Syy oli aina jossain muussa, kun tietoa ei saatu ajoissa tai se oli väärin kohdennettua.

Lähellä oli tilanne,  että olisi tarvittu ulkopuolista yhteistyökonsulttia syntyneitä skismoja selvittämään ja parantamaan. Tällaista voi aiheuttaa harmiton ja positiiviseksi tilanteeksi oletettu virkistyspäivä!

Kunnanjohtaja alkoi epäillä virkamiestensä jokapäiväisiä toimintatapoja.
Hän kiinnostui  informaation suhteista kustannuksiin yleisemmälläkin tasolla. Valtava lasku virkistyspäivästä hiersi mieltä. Kunnanjohtaja halusi organisaatiolleen järjestelmän, joka eliminoisi mahdollisimman tarkkaan esimerkiksi  virkistyspäivän turhat kustannukset.

Miten tiedonvälitys voi olla näin vaikeaa edistyneessä organisaatiossa, vaikka käytössä on tietotekniikkaa?