Työelämä koostuu yleensä jaksoista, joita määrittävät sovitut kellonajat. Työpäiviämme jaksottavat mm. kokoukset, aineiston kerääminen, esitelmät ja asiakastapaamiset. Parhaiten karuselli toimii, kun käytössäsi on pätevä kalenteri. Jos aikasi on kallisarvoista, kannattaa yleisesti harkita perustaksi sähköistä ajanhallintaa.

Erityisen haasteen kalenterimerkintöjen täsmällisyydelle asettavat liikkuva työ, ruuhkahuiput ja ajanjaksot, jolloin emme ole työpöydän ääressä ottamassa informaatiota vastaan. Useimmiten aikataulut sovitaan kuitenkin puhelimitse, joten luonteva kalenterointi tapahtuu välittömästi puhelimeen tai tietokoneelle.

Siviilielämä sisältää omat aikataulunsa eli lasten viennit, harrastekokoontumiset ja syntymäpäivät. Työelämän ja siviiliaikataulujen merkintä ja ylläpito erillisiin kalentereihin johtaa monesti katastrofeihin tai noloihin tilanteisiin. ”Kahta herraa” on vaikeaa palvella, joten parempi on olla itse herrana kalenterissaan. Nyt puhutaankin ajanhallinnan kriittisestä tekijästä. Informaatiota on pystyttävä hallitsemaan yhdestä paikasta.

Käytettävyys ratkaisee onko ajanhallinnan työkalu pätevä.

Ihmisen krooniseen käyttömuistivajeeseen kehitettiin monipuolinen vertaansa vailla oleva ”aivolisäke” – ajanvarauspalvelu Vihta. Vihta ei ole syntynyt itsestään tai sattumalta, se on huolelliseen esitutkimukseen perustuva ajanvarauksen huipputuote. Vihtaan on sisäänrakennettu suurienkin organisaatioiden kriittiset vaatimukset. Ajanvarauspalvelun tuotekehityksessä on ollut mukana sekä julkisyhteisöjä että yrityksiä, joten käytettävyys- ja turvallisuusseikat on ratkaistu sekä inhimillisyyden että tuloksellisuuden näkökulmasta. Palvelun käytettävyys on lisäksi analysoitu ulkopuolisella toimistolla ja asiakkailla. Pelkästään kalenterikin auttaa jo päivittäisissä rutiineissa paljon, mutta sähköinen ajanvarauspalvelu avaa täysin uuden ja suoran myyntikanavan palvelullesi nettiin.

Monet tarjolla olevista ajanvarauspalveluista ovat rajoittuneita sekä käytettävyyden että joustavuuden osalta.

Erityisesti Vihta ratkaisee ”kahden kalenterin” -stressin, koska se on liitettävissä henkilökohtaiseen kalenteriin.  Vihta taipuu helposti moninaisiin ajanvarausta vaativiin tilanteisiin. Ajanvarauspalveluna Vihta huolehtii, ettei päällekkäisyyksiä tule omien tapahtumien ja asiakkaiden varaamien tapahtumien välille. Luonnollisesti kalenteria voi hallinnoida mobiilisti tai antaa sen tehtäväksi ajanvarauksista vastaavalle henkilölle.

Yksi elämä ja yksi Vihta eli ajanvaraus, joka on liitettynä henkilökohtaiseen kalenteriin.

Taustalla vaikuttanut syylista koottuna

• - Informaation hitaus, sen kohdistus tai puute
  • - sairaana olleiden osallistumistietojen viivästys
  • - lomailijat eivät saaneet tietoa ajoissa
  • - osa oli työmatkalla eivätkä olleet sähköpostin ääressä moneen päivään
  • - neljällä oli ongelmia sähköpostin kanssa ja olivat motissa kriittisinä hetkinä
  • - kahdella oli uusi kone, joka ei ollut vielä täydessä valmiudessa
  • - kutsujen lähetys viivästyi, koska lopullista osallistujalistaa ei saatu kuntoon tavoittamisongelmien vuoksi
  • - varattu kohde oli ylimitoitettu, ruoasta jouduttiin maksamaan sopimuksen mukaan minimimäärä, joka alittui pahasti
  • - bussin peruuttaminen myöhästyi – iso taksi olisi riittänyt
  • - palautteen unohtaminen
  • - koollekutsujalla ei ollut selvää varahenkilöä ja tietoa meneillään olevasta aikataulusta
  • - muutama ilmoittautunut sairastui äkillisesti

Päättäjät huokaisivat helpotuksesta, sillä kirjallisten palautteiden mukaan pelätyistä ilmapiiriongelmista ei ollut kyse ennen virkistyspäivää.

Sen sijaan virkistyspäivä itsessään tuotti henkilösuhteisiin kupruja, koska toisten syyttelystä ei tahtonut tulla loppua. Syy oli aina jossain muussa, kun tietoa ei saatu ajoissa tai se oli väärin kohdennettua.

Lähellä oli tilanne,  että olisi tarvittu ulkopuolista yhteistyökonsulttia syntyneitä skismoja selvittämään ja parantamaan. Tällaista voi aiheuttaa harmiton ja positiiviseksi tilanteeksi oletettu virkistyspäivä!

Kunnanjohtaja alkoi epäillä virkamiestensä jokapäiväisiä toimintatapoja.
Hän kiinnostui  informaation suhteista kustannuksiin yleisemmälläkin tasolla. Valtava lasku virkistyspäivästä hiersi mieltä. Kunnanjohtaja halusi organisaatiolleen järjestelmän, joka eliminoisi mahdollisimman tarkkaan esimerkiksi  virkistyspäivän turhat kustannukset.

Miten tiedonvälitys voi olla näin vaikeaa edistyneessä organisaatiossa, vaikka käytössä on tietotekniikkaa?

Ensin lähti kyselyt halutusta ohjelmasisällöstä sähköposteihin. Paikka oli päätetty ylemmällä taholla valmiiksi, mikäli vain osanottajia tulisi riittävästi.

Tässä tapauksessa lopputulos oli, että virkistyspäivään osallistui vain 7 henkilöä tavoitellusta 36:sta. Se oli lievästi sanottuna pieni katastrofi. Osallistujat toki nauttivat enemmistön haluamista ohjelmista – paikalla ei vaan sattunut olemaan juurikaan alkuperäisiä vastaajia! Rahaa paloi kuitenkin ennakkoilmoittautumisten mukainen summa.

Asiaa selviteltiin jälkeenpäin ja kerättiin lista syistä virkistyspäivän näivettymiseen. Toki asia huoletti päättäjiä, sillä ajatuksiin nousi epäilys työntekijöiden tahallisesta sabotoinnista  tai  huonontuneista henkilöstösuhteista.

Minkälaisia syitä listassa mahtoi olla? Mitä olisi pitänyt tehdä toisin?

Työelämässä kuulee usein väistöfraaseja, kun jokin menee pieleen. Useimmiten kyseessä ovat aikatauluihin ja tietoon liittyvät seikat. Tyypillisiä väistöfraaseja ovat: ”Asia ei kuulu minulle”, ”Palataan asiaan”, ”Katsotaan tuonnempana”, ”Akku loppui”, ”En ollut paikalla, joten asia unohtui”, ”Olisin tehnyt, jos olisin tietänyt”, ”Aika parantaa haavat”, ”Jos joku olisi kertonut minullekin”, ”En ollut kuulemma paikalla”, ”Keskus katkaisi puhelun, joten en tiedä”. Tässä siis mennään tietoyhteiskunnassamme. Mikäli väistöfraasit tuntuivat tutuilta – yhteisössäsi olisi kalenterin tehokäytölle tarvetta! Jos hätä on lähellä, ei apukaan onneksi ole kaukana. Lopullisen laukaisun kipupisteisiin antaa supisuomalaisesta saunasta löytyvä resepti –  vihta. Tutkitaan reseptin koostumusta hieman tarkemmin:

Vihta on lääke, joka pureutuu suoraan moninaisiin ajanvarauksen ja aikataulutuksen vaivoihin ja ratkaisee ne täsmällisesti. Mutta Vihta ei pelkästään ratkaise ongelmia, se tuottaa järkevämmän ajankäytön kautta suoraan enemmän työsuorituksia ja palauttaa työrauhan, mikä näkyy talouden parantumisena. Mitä isompi organisaatio sitä suurempi hyöty. Vihdan käyttö parantaa osaltaan henkilöstön hyvinvointia, koska aikataulutuksen toimiessa työntekijöiden motivaatio, viihtyminen ja työteho parantuu. Nämä seikat ovat tunnetusti kriittisiä tekijöitä yhteisön tuloksekkaan toiminnan kannalta. Kuntasektorin ja yritysmaailman kehittyviin tarpeisiin rakennettu huippuergonominen ajanvarausjärjestelmä, Vihta, ratkaisee tuottavalla tavalla informaation välityksen haasteet. Liikkuvien työntekijöiden ja kotikonttoria pitävien työntekijöiden toivomukset on huomioitu matkapuhelinkäytössä.

Laajasti ymmärrettynä kaikki asiat palautuvat informaatioksi, käyttökelpoista informaatiota ei synny hyvällä onnella tai tyhjästä. Tulvan, väärän, puuttuvan tai myöhästyneen informaation vakavat seuraukset voidaan saada hallintaan ja kääntää voitoksi, jos niin halutaan.

Vihta ajanvarauksena toimii kuten saunakin – se selkeyttää ajatukset, rentouttaa ja antaa hyvän mielen. Vihtomisen jälkeen tunnet fyysistä ja psyykkistä eheyttä ja voimaa.

Liike-elämässä ja työelämässä asioita yleensä mitataan ajassa. Työsuoritteiden arvo mitataan aina ajassa: kpl/tunti, euroa/tunti ja kyselyjä/kuukausi eli jakoviivan alla on aina aika-tekijä. Jos hoidat 20 asiakasta tunnissa tai  20 asiakasta puolessa tunnissa ero on huima. Samoin on tuloksen kanssa, jos saat miljoona euroa kasaan vuodessa, mutta tehostamalla toimia saatkin samoista resursseista puolessa vuodessa saman tuloksen – tämäkin on mahdollista.

Kyse on tehosta, jonka paljastaa lahjomaton nimittäjässä sijaitseva aika-tekijä. Jos organisaation jokainen toimija pystyy tehostamaan työtään 30 % itsekontrollilla ja uusimpia tietoteknisiä mahdollisuuksia hyödyntäen,  nousee kokonaistulos samoin uudelle tasolle.

Niukkuuden aikana tehtäviä yleensä keskitetään ja hallintoa pyritään keventämään. Suoritteiden määrä kasvaa, mutta resurssit pienenee. Tässä on mielenkiitoinen ristiriita, joka ei ratkea kuin oleellisesti tehoa parantavilla menetelmillä ja työkaluilla. Parhaiten asioihin voi vaikuttaa järjestelmillä, jotka on suoraan sidoksissa organisaation ajankäyttöön ja sitä kautta tehoon. Tehoa syövät piirteet täytyy määrittää tarkasti, jolloin täsmäläkkeiden määrääminen on mahdollista. Tuhlaus on pahinta myrkkyä tehokkuudelle.

Toimiiko organisaatiosi optimaalisesti?  Onko teillä päällekkäistä tekemistä? Peruuttavatko asiakkaat liian usein tapaamisen? Onko resurssien hyödyntäminen omissa käsissä?  Valuuko aika sormiesi läpi?

Aika on käsissäsi – ota se haltuun!