Artikkelit, joiden avainsanat ovat ‘ aikataulutus ’
Paras maa maailmassa?
”Best country in the world, made in Finland!”
CNN:n tähtitoimittaja Richard Quest on tehnyt Suomesta artikkeleita Future Cities nimiseen sarjaan. Yleisöä sarjalla on keskimäärin n. 270 miljoonaa. Erityisesti Quest paneutuu Helsingin vaikeaan lumitilanteeseen. Massiivinen lumenpoisto-operaatio näytti vierailijan silmissä järjestelmälliseltä sotilasoperaatiolta – näin kaupungin pyörät saadaan pyörimään. Toimittaja oli vaikuttunut tavastamme toimia vaikeissa olosuhteissa.
On totta – lumenluonti on suomalaista työtä! Se ei ole ongelma vaan työ, joka tehdään kunnes kevät armahtaa meidät.
Lentokenttien lumenpoisto on Suomessa tasolla, jota voi odottaa maailman parhaalta maalta.
Lähde: http://www.newsweek.com/2010/08/15/interactive-infographic-of-the-worlds-best-countries.html
Suomikaan ei silti ole täysin toimintavarma, sillä junat eivät pysy aikataulussa, ei kesällä eikä talvella, ei lumessa eikä helteellä. Suomessa on kuitenkin vallalla kulttuurinen asenne, jossa asiat laitetaan järjestykseen. Se on osa suomalaista brändiä. Jonain päivänä tullaan maailman ääristä tekemään juttua, kuinka juna puskee läpi lumivallien laiturille, jossa sekuntikelloa käyttävä mies toteaa hymyillen saapumisen tapahtuneen liukkaudesta riippumatta 3 sekuntia etuajassa.
Suomalainen koulutus, asenne ja motivaatio ovat tuottaneet maallemme viime vuosina paljon positiivista huomiota. Nimenomaan suomalainen käsitys järjestelmällisyydestä tuntuu purevan ja puhuttelevan ulkomaalaisia. Asiat laitetaan tärkeysjärjestykseen, aikataulutetaan ja valvotaan, että tavoite toteutuu. Itsekriittinen palaute prosessoidaan seuraavaan ”kehitysversioon”. Prosessin aikana tehdään vielä muutama uusi keksintö ja patentti. Tämäkään kaava ei tuo menestystä, jos takana ei ole oikeaa asenetta ja suomalaista mielenlaatua.
Puhtaimmillaan älykästä suomalaista järjestelmällisyysosaamista edustaa it-alan ohjelmistokehittäjät. Suomalainen ymmärtää suomalaista. Järkkymätön sisäisen järjestyksen tarve näkyy ja kuuluu suomalaisen ohjelmisto-osaamisen huipulla. Kaikki järjestys palautuu lopuksi ajanhallintaan: aikatauluun, ajan riittävyyteen sekä oikea-aikaisuuteen.
Suomalainen, Suomessa suomalaisten asiakkaiden kanssa kehitetty ajanvarauspalvelu Vihta, ratkaisee ajanvarauksen kaaoksen niin kunnissa kuin yritysmaailmassakin. Vihta-ajanvarauspalvelu muistuttaa meitä kansallisista erityispiirteistämme joista olemme ylpeitä. Niitä ovat muun muassa rehellisyys, puhtaus, sisu ja järjestelmällisyys. Vihta älykkäänä ajanvarausjärjestelmänä vaalii suomalaista brändiä – ”Made in Finland, Best country in the world.”
Vihtaterveisin,
Vihta-ajanvaraus
Virkistyspäivän turhat kustannukset
Lista oli varsin pitkä ja suurin osa syistä liittyi tiedonvälityksen hitauteen ja heikkoon kohdistamiseen. Jos tieto olisi kulkenut optimaalisesti, tilanteesta olisi välittynyt oikea kuva ajoissa, jolloin virkistyspäivä olisi peruttu ja siirretty. Nyt tilanteeseen ajauduttiin kaikenlaisen myöhästymisen ja tilanteen hallitsemattomuuden vuoksi.
Taustalla vaikuttanut syylista koottuna
- - Informaation hitaus, sen kohdistus tai puute
- - sairaana olleiden osallistumistietojen viivästys
- - lomailijat eivät saaneet tietoa ajoissa
- - osa oli työmatkalla eivätkä olleet sähköpostin ääressä moneen päivään
- - neljällä oli ongelmia sähköpostin kanssa ja olivat motissa kriittisinä hetkinä
- - kahdella oli uusi kone, joka ei ollut vielä täydessä valmiudessa
- - kutsujen lähetys viivästyi, koska lopullista osallistujalistaa ei saatu kuntoon tavoittamisongelmien vuoksi
- - varattu kohde oli ylimitoitettu, ruoasta jouduttiin maksamaan sopimuksen mukaan minimimäärä, joka alittui pahasti
- - bussin peruuttaminen myöhästyi – iso taksi olisi riittänyt
- - palautteen unohtaminen
- - koollekutsujalla ei ollut selvää varahenkilöä ja tietoa meneillään olevasta aikataulusta
- - muutama ilmoittautunut sairastui äkillisesti
Päättäjät huokaisivat helpotuksesta, sillä kirjallisten palautteiden mukaan pelätyistä ilmapiiriongelmista ei ollut kyse ennen virkistyspäivää.
Sen sijaan virkistyspäivä itsessään tuotti henkilösuhteisiin kupruja, koska toisten syyttelystä ei tahtonut tulla loppua. Syy oli aina jossain muussa, kun tietoa ei saatu ajoissa tai se oli väärin kohdennettua.
Lähellä oli tilanne, että olisi tarvittu ulkopuolista yhteistyökonsulttia syntyneitä skismoja selvittämään ja parantamaan. Tällaista voi aiheuttaa harmiton ja positiiviseksi tilanteeksi oletettu virkistyspäivä!
Kunnanjohtaja alkoi epäillä virkamiestensä jokapäiväisiä toimintatapoja.
Hän kiinnostui informaation suhteista kustannuksiin yleisemmälläkin tasolla. Valtava lasku virkistyspäivästä hiersi mieltä. Kunnanjohtaja halusi organisaatiolleen järjestelmän, joka eliminoisi mahdollisimman tarkkaan esimerkiksi virkistyspäivän turhat kustannukset.
Miten tiedonvälitys voi olla näin vaikeaa edistyneessä organisaatiossa, vaikka käytössä on tietotekniikkaa?
Aika ja informaatio
Informaation hallinta on haasteellista. Puhumme ylevästi siirtyneemme tietoyhteiskuntaan, mutta todellisuudessa informaatio ei löydä perille – se ei ole kaikkialla saatavissa, sitä on liikaa tai se on virheellistä, käsittämätöntä ja lopuksi vielä myöhässä. Systemaattisesta informaation välityksestä osataan unelmoida. Samanaikaisesti tuhannet eurot palavat nimenomaan tiedonvälittämisen haasteisiin ja pullonkauloihin. Kipupisteitä on olemassa runsaasti.
Työelämässä kuulee usein väistöfraaseja, kun jokin menee pieleen. Useimmiten kyseessä ovat aikatauluihin ja tietoon liittyvät seikat. Tyypillisiä väistöfraaseja ovat: ”Asia ei kuulu minulle”, ”Palataan asiaan”, ”Katsotaan tuonnempana”, ”Akku loppui”, ”En ollut paikalla, joten asia unohtui”, ”Olisin tehnyt, jos olisin tietänyt”, ”Aika parantaa haavat”, ”Jos joku olisi kertonut minullekin”, ”En ollut kuulemma paikalla”, ”Keskus katkaisi puhelun, joten en tiedä”. Tässä siis mennään tietoyhteiskunnassamme. Mikäli väistöfraasit tuntuivat tutuilta – yhteisössäsi olisi kalenterin tehokäytölle tarvetta! Jos hätä on lähellä, ei apukaan onneksi ole kaukana. Lopullisen laukaisun kipupisteisiin antaa supisuomalaisesta saunasta löytyvä resepti – vihta. Tutkitaan reseptin koostumusta hieman tarkemmin:
Vihta on lääke, joka pureutuu suoraan moninaisiin ajanvarauksen ja aikataulutuksen vaivoihin ja ratkaisee ne täsmällisesti. Mutta Vihta ei pelkästään ratkaise ongelmia, se tuottaa järkevämmän ajankäytön kautta suoraan enemmän työsuorituksia ja palauttaa työrauhan, mikä näkyy talouden parantumisena. Mitä isompi organisaatio sitä suurempi hyöty. Vihdan käyttö parantaa osaltaan henkilöstön hyvinvointia, koska aikataulutuksen toimiessa työntekijöiden motivaatio, viihtyminen ja työteho parantuu. Nämä seikat ovat tunnetusti kriittisiä tekijöitä yhteisön tuloksekkaan toiminnan kannalta. Kuntasektorin ja yritysmaailman kehittyviin tarpeisiin rakennettu huippuergonominen ajanvarausjärjestelmä, Vihta, ratkaisee tuottavalla tavalla informaation välityksen haasteet. Liikkuvien työntekijöiden ja kotikonttoria pitävien työntekijöiden toivomukset on huomioitu matkapuhelinkäytössä.
Laajasti ymmärrettynä kaikki asiat palautuvat informaatioksi, käyttökelpoista informaatiota ei synny hyvällä onnella tai tyhjästä. Tulvan, väärän, puuttuvan tai myöhästyneen informaation vakavat seuraukset voidaan saada hallintaan ja kääntää voitoksi, jos niin halutaan.
Vihta ajanvarauksena toimii kuten saunakin – se selkeyttää ajatukset, rentouttaa ja antaa hyvän mielen. Vihtomisen jälkeen tunnet fyysistä ja psyykkistä eheyttä ja voimaa.
Aika – käsittämättömän hieno suure
Fyysikot ovat kautta aikojen pyrkineet ymmärtämään ajan syvimpiä ominaisuuksia. Asiaa tutkitaan edelleen, eikä yhtenäistä käsitystä tunnu löytyvän. Ajalla on suunta, mutta mielipiteet hajaantuvat kysyttäessä helpot kysymykset eli onko ajalla alku tai loppu. Erään tuoreimman käsityksen mukaan aika on rakeista, ikään kuin sormien läpi valuvaa hiekkaa – siis kosmisessa ulottuvuudessa.
Liike-elämässä ja työelämässä asioita yleensä mitataan ajassa. Työsuoritteiden arvo mitataan aina ajassa: kpl/tunti, euroa/tunti ja kyselyjä/kuukausi eli jakoviivan alla on aina aika-tekijä. Jos hoidat 20 asiakasta tunnissa tai 20 asiakasta puolessa tunnissa ero on huima. Samoin on tuloksen kanssa, jos saat miljoona euroa kasaan vuodessa, mutta tehostamalla toimia saatkin samoista resursseista puolessa vuodessa saman tuloksen – tämäkin on mahdollista.
Kyse on tehosta, jonka paljastaa lahjomaton nimittäjässä sijaitseva aika-tekijä. Jos organisaation jokainen toimija pystyy tehostamaan työtään 30 % itsekontrollilla ja uusimpia tietoteknisiä mahdollisuuksia hyödyntäen, nousee kokonaistulos samoin uudelle tasolle.
Niukkuuden aikana tehtäviä yleensä keskitetään ja hallintoa pyritään keventämään. Suoritteiden määrä kasvaa, mutta resurssit pienenee. Tässä on mielenkiitoinen ristiriita, joka ei ratkea kuin oleellisesti tehoa parantavilla menetelmillä ja työkaluilla. Parhaiten asioihin voi vaikuttaa järjestelmillä, jotka on suoraan sidoksissa organisaation ajankäyttöön ja sitä kautta tehoon. Tehoa syövät piirteet täytyy määrittää tarkasti, jolloin täsmäläkkeiden määrääminen on mahdollista. Tuhlaus on pahinta myrkkyä tehokkuudelle.
Toimiiko organisaatiosi optimaalisesti? Onko teillä päällekkäistä tekemistä? Peruuttavatko asiakkaat liian usein tapaamisen? Onko resurssien hyödyntäminen omissa käsissä? Valuuko aika sormiesi läpi?
Aika on käsissäsi – ota se haltuun!