Artikkelit, joiden avainsanat ovat ‘ ajanhallinta ’

Paras maa maailmassa?

”Best country in the world, made in Finland!”

CNN:n tähtitoimittaja Richard Quest on tehnyt Suomesta artikkeleita Future Cities nimiseen sarjaan. Yleisöä sarjalla on keskimäärin  n. 270 miljoonaa. Erityisesti Quest paneutuu Helsingin vaikeaan lumitilanteeseen. Massiivinen lumenpoisto-operaatio näytti vierailijan silmissä järjestelmälliseltä sotilasoperaatiolta – näin kaupungin pyörät saadaan pyörimään. Toimittaja oli vaikuttunut tavastamme toimia vaikeissa olosuhteissa.

On totta – lumenluonti on suomalaista työtä! Se ei ole ongelma vaan työ, joka tehdään kunnes kevät armahtaa meidät.

Lentokenttien lumenpoisto on Suomessa tasolla, jota voi odottaa maailman parhaalta maalta.

Lähde: http://www.newsweek.com/2010/08/15/interactive-infographic-of-the-worlds-best-countries.html

Suomikaan ei silti ole täysin toimintavarma, sillä junat eivät pysy aikataulussa, ei  kesällä eikä talvella, ei lumessa eikä helteellä. Suomessa on  kuitenkin vallalla kulttuurinen asenne, jossa asiat laitetaan järjestykseen. Se on osa suomalaista brändiä. Jonain päivänä tullaan maailman ääristä tekemään juttua,  kuinka juna puskee läpi lumivallien laiturille, jossa sekuntikelloa käyttävä mies toteaa hymyillen saapumisen tapahtuneen liukkaudesta riippumatta 3 sekuntia etuajassa.

Suomalainen koulutus, asenne ja motivaatio ovat tuottaneet maallemme viime vuosina paljon positiivista huomiota. Nimenomaan suomalainen käsitys järjestelmällisyydestä tuntuu purevan ja puhuttelevan ulkomaalaisia. Asiat laitetaan tärkeysjärjestykseen, aikataulutetaan ja valvotaan, että tavoite toteutuu. Itsekriittinen palaute prosessoidaan seuraavaan ”kehitysversioon”. Prosessin aikana tehdään vielä muutama uusi keksintö ja patentti. Tämäkään kaava ei tuo menestystä, jos takana ei ole oikeaa asenetta ja suomalaista mielenlaatua.

Puhtaimmillaan älykästä suomalaista järjestelmällisyysosaamista edustaa it-alan ohjelmistokehittäjät. Suomalainen ymmärtää suomalaista. Järkkymätön sisäisen järjestyksen tarve näkyy ja kuuluu suomalaisen ohjelmisto-osaamisen huipulla. Kaikki  järjestys palautuu lopuksi ajanhallintaan: aikatauluun, ajan riittävyyteen sekä oikea-aikaisuuteen.

Suomalainen, Suomessa suomalaisten asiakkaiden kanssa kehitetty ajanvarauspalvelu Vihta, ratkaisee ajanvarauksen kaaoksen niin kunnissa kuin yritysmaailmassakin. Vihta-ajanvarauspalvelu muistuttaa meitä kansallisista erityispiirteistämme joista olemme ylpeitä. Niitä ovat muun muassa rehellisyys, puhtaus, sisu ja järjestelmällisyys. Vihta älykkäänä ajanvarausjärjestelmänä vaalii suomalaista brändiä – ”Made in Finland, Best country in the world.”

Vihtaterveisin,

Vihta-ajanvaraus

Terveyskeskuksen puhelinjonoihin tulossa aikatakuu?

Toimin 80-90-luvun vaihteessa yksityisen yrityksen myynti-ja tuotekehitystehtävissä.  Saimme tuolloin usein koko henkilökunnalle suunnattua koulutusta ja pääpaino koulutuksissa oli ”Palvellen paremmaksi” -teemassa. Organisaation jokainen jäsen oppi, mitä valittu teema tarkoitti omalla kohdallaan.

Yrityksen puhelinkeskukseen soittaviin puheluihin piti vastata kolmessa sekunnissa aurinkoisella ja kohteliaalla äänensävyllä. Aikaa ei koskaan mitattu, mutta käytännössä se tarkoitti, ettei neljättä ”tööttiä” saanut kuulua. Tavoitteeseen pääseminen vaati toisinaan juoksua käytävillä. Tuolloin ei ollut edes Vihtaa olemassa.

Nyt aikatakuuksi terveyskeskuksiin on kaavailtu viittä minuuttia. Espoossa se tuntuu liian haasteelliselta ainakin Mtv3:n uutisjutun mukaan. Jonon muodostuminen on siis ilmeisesti ennakko-oletuksena hyväksytty ilmiö. Yritysmaailmassa oli tavoitteena, että kullanarvoinen asiakas voisi keskustella esimerkiksi reklamaatiostaan tai tilauksestaan odottamalla maksimissaan 3 sekuntia. Normaali soittaja sai tyydytettyä tärkeän tietotarpeensa nopeasti. Soittaja halusi yleensä tietää, mistä kaupasta tiettyjä tuotteita saa.

Omaan terveyteen, eli tärkeimpään henkilökohtaiseen intressiin, liittyvää asiaa voisi tiedustella 2010-luvulla siis tavoitteellisesti viidessä minuutissa. Joissakin terveyskeskuksissa kahden tunnin takarajaa on pidetty tavoitteena.

Jokin asia ei tässä täsmää. Aikaa kolmen sekunnin tavoitteista on kulunut yli 20 vuotta. Takana kaksikymmentä vuotta laitekehitystä, IT:n kehitystä, harmaita hiuksia ja todella tihruisia silmiä.

Kansanterveyslakiin on kirjattu oikeus saada välittömästi yhteys terveyskeskukseen sekä arkisin että virka-aikana. Välittömästi voisi tarkoittaa tuota muinaista vastausnopeutta – kolmea sekuntia.

Välineitä tiedonvaihtoon ja yhteydenpitoon on tullut huikeasti lisää. Onhan meillä tietokoneet ja mobiililaitteet. Voisiko esimerkiksi terveyskeskuksen maanantain aamuruuhkat, ajanvaraus (uuden ajan varaaminen), ajanvarauksen muutokset, ajanvarauksen peruutukset, tekstiviestimuistutukset hoitua huomaamatta, jos yhteydenpito suoritettaisiinkin pääasiassa verkon kautta älykkäällä ajanvarauspalvelulla. Älyä ja tehoa tulisi myös siinä mielessä, että turhat nurinat häviävät ja asiat ovat lyhyempiä sähköiseen ajanvaraukseen siirryttäessä. Ohjelmallisesti voidaan ohjata tiedonvälitystä analyyttisemmäksi ja turvallisemmaksi. Ihmiset keskittyvät ”jaarittelun” sijaan muotoilemaan asiansa lyhyesti muotin mukaan.

Sähköinen ajanvaraus – Vihta

Älyä, tehoa ja täsmällisyyttä on onneksi vieläkin saatavilla. Se on löydettävissä puhtaana ja raikkaana runsaan kohinan seasta suomalaisella osaamisella.

Tositarina vihtamiesten Pirkan hölkästä

Seuraavassa tositarina vihtamiesten (H ja L) Pirkan hölkästä ja siitä kuinka ajanhallinta ja etukäteissuunnittelu on kaiken A ja O, vaikka muuttuvat osatekijät koittavatkin parhaansa mukaan sekoittaa pakkaa. Tarina ei suoranaisesti käsittele sähköistä ajanvarausta tai Vihta-palvelua, mutta kertoo kuinka suunnitelmallisuus myös vapaa-ajalla on välttämätöntä.  Sitä vihtamiehetkin opettelevat tässä tarinassa, että parhaimmatkaan työkalut ja tekniset vimpaimet ei auta, jos niitä ei käytetä oikein.

HUOM! Tarinalla on kaikesta huolimatta onnellinen loppu. :)

Ensin taustaa Pirkan hölkästä. Hölkkä on järjestetty ensimmäisen kerran vuonna 1970 ja se juostaan joka lokakuun ensimmäisenä sunnuntaina. Lähtö tapahtuu Valkeakoskelta tehtaan kentän kupeesta ja maali on Tampereen aikuiskoulutuskeskuksen piha-alueella Nirvassa. Matkana on noin 33 kilometriä. Alustana on kaikkea mahdollista: asfalttia, purua, hiekkaa ja pitkospuita. Välillä juostaan autotiellä, joskus metsätiellä, toisinaan mennään polkua pitkin ja osa matkasta taitetaan myös perinteisillä ulkoilureiteillä. Osallistujia tapahtumassa on noin pari tuhatta. Hölkän järjestävät Tampereen Taivaltajat ja Valkeakosken Retkeilijät.

Seuraavaksi taustaa vihtamiehistä. H:lla ja L:llä on vankka kestojuoksijatausta. H:lla Pirkan hölkkä on järjestyksessään kuudes kun taas L:n yhteispirkkojen saldona on jo neljätoista. Ajanvarausta päivittäin kehittävinä luulisi, että vihtamiehet osaisivat suunnitella myös vapaa-aikansa.

Sitten itse tarinaan. H ja L ovat lauantai-iltana yhteydessä ja sopivat seuraavan aamun tapahtumista ja tapaamisesta, autokuljetuksista, koska hölkän lähtö ja maali ovat eri paikkakunnalla. Kaikki on valmiina ja molemmat menevät nukkumaan odottaen seuraavan päivän rypistystä. Viimeinen viesti vaihdetaan klo 23:30.

L havahtaa hereille sunnuntaiaamuna kello 6:17 ja huomaa, että herätyskello ei ole hälyttänyt 5:50 kuten oli tarkoitus. Aikaa onneksi suunniteltuun starttaamisaikaan on 13 minuuttia (hölkkä starttaa kello 9). Onneksi varusteet olivat valmiina odottamassa. Lievää panikointia on kuitenkin ilmassa. Kamat päälle, banaania poskeen ja vessan kautta autolle. Sumuinen matka kohti Valkeakoskea alkaa.

H herää ja huomaa, että Sport Trackerilla varustettu lenkkipuhelin ei ole ladannutkaan, vaikka olikin koko yön laturissa. Aamutoimissa menee huonosti nukutun yön (jopa 4 tunnin yöunet!) jälkeen enemmän aikaa ja lähtö venähtää 15 minuuttia pidemmäksi. Jostain kumman syystä pienimuotoinen laskuvirhe on tapahtunut jo alkuperäisenkin aikataulun kanssa.

Matkalla H ja L soittavat toisilleen ja suunnittelevat H:n lenkkipuhelimen lataamista L:n autossa olevalla laturilla. On pari vaihtoehtoa: molemmat ajavat Valkeakoskelle ja H:n puhelin saadaan varmuudella ladattua. Tällöin kuitenkin menetetään maaliintulon jälkeen kahden auton -taktiikkaetu eli maalialueelta nopeasti uimahallin kautta takaisin Valkeakoskelle, jossa toinen auto odottaa. Toinen vaihtoehto on pysyä alkuperäissuunnitelmassa, jossa H ajaa Tampereelle ja jättää auton maalialueelle ja pääsee ystävänsä kyydissä lähtöpaikalle. Päätetään pysyä alkuperäissuunnitelmassa. Tämä tarkoittaa kuitenkin H:lle sumuisella moottoritiellä suoraan sanottuna lentämistä,  jotta alkuperäisessä aikataulussa pysyttäisiin. H myöhästyy vain 3 minuuttia alkuperäisestä aikataulusta ja hyppää ystävänsä kyytiin. Omat tavaransa (myös puhelin) hän jätti hyvään turvaan Tampereelle.

L saapuu 8:17 lähtöalueelle Valkeakoskella ja koittaa soittaa H:lle tapaamisaikaa ja -paikkaa. Ei vastausta. L laittaa itsensä valmiiksi (numero paikalleen, juomavyö kuntoon). Uusi soitto H:lle. Ei vastausta. Klo 8:35 L lähtee etsimään vessoja ja kuin ihmeen kaupalla H tulee väkijoukossa vastaan. Selviää, että L on soittanut väärään puhelimeen koko ajan (työnumeroon lenkkinumeron sijasta).

Olemme pulassa, kun numerot ovat kadoksissa ja tieto ei kulje!

L antaa autonavaimet H:lle, joka menee lataamaan puhelintansa. L suuntaan kohti vessajonoa. Kello on tässä vaiheessa 8:40. L pääsee vessaan kello 8.52 ja nopean suorituksen merkiksi on jo kello 8:54 juoksemassa kohti autoa. H tulee vastaan ja sanoo suuntaavansa kohti vessoja. L vie ylimääräiset tavarat autoon ja juoksee repun kanssa kohti tavarankuljetusrekkaa (joka kuljettaa siis juoksijoiden tavarat maalialueella). Tässä vaiheessa ilmoille kajahtaa kuulutus “Kaksi minuuttia lähtöön!”. L ottaa tuulitakin ja -housut pois, laittaa ne reppuun ja antaa repun kuljetusrekan lavalle. Minuutti aikaa lähtöön. L suuntaa kohti lähtöviivaa ja kiertää parituhatpäisen lähtöjoukon ja josta jälleen kuin sattuman kaupalla löytää H:n. H oli jonottamassa vessavuoroaan vielä 8.59.30 ja totesi, ettei ehdi kisaan, jos jää odottamaan vuoroaan. Aikaa kaksikymmentä sekuntia. Ja pam. Yhteislähtö kaikesta sählingistä huolimatta onnistuu – uskomattomalla tuurilla. Joukkue nimeltään Vihta-ajanvaraus pääsee matkaan!

H kertoo startin jälkeen, että Tampereelle jätetyn auton avain on hukkunut. Joko se on pudonnut maalialueelle tai ystävän auton takapenkille. No, onneksi lenkkipuhelinta oli ladattu vähän lisää niin soitto taustavoimille kesken juoksun onnistuu. Sovitaan vara-avaimen tuomisesta Tampereelle.

Itse juoksu sujuu suunnitelmien mukaan. Vauhti on tasaista ja L:n krampit alkavat vasta kolme kilometriä ennen maalia. Tässä vaiheessa L:n suuri kramppikokemus astuu peliin ja vauhti ei hidastu juuri nimeksikään. Puhumattakaan siitä, että olisi pitänyt kävellä. Lopulta ensimmäinen puolikas on L:llä vain kahdeksan sekuntia nopeampi. H irtoaa villivarsamaiseen loppukiriin viimeisellä kilometrillä. L jatkaa taistelua kramppien kanssa. Loppuaika paranee molemmilla noin seitsemäntoista minuuttia viimevuotisesta.

Maalialueella selviää, että autonavain on löytynyt ja H saa sen kaverin auton takapenkin lattialta. Matka jatkuu kohti Kalevan uimahallia. Sen jälkeen suunta on molemmilla kohti kotikorttelia ja tällä kertaa matkavauhti on turvallisesti alle rajoitusten.

Kuten erilaisissa organisaatioissa, myös juoksussa ajanhallinta on erittäin tärkeää, nimittäin kilometriajan (kilometrivauhdin) ja sitä kautta loppuajan hallinta. Jos et hallitse vauhtiasi ja siten kilometriaikaasi, on helppo olla vastaantulevana selkänä loppumatkalla.

Kuinka sinä hallitset aikaasi? Vihta-ajanvaraus auttaa palvelutuottajia ulkoistamaan osan ajanhallinnastaan asiakkaille, mutta tärkeimpänä on kuitenkin henkilökohtainen kalenteri!

Aika ja informaatio

Informaation hallinta on haasteellista. Puhumme ylevästi siirtyneemme tietoyhteiskuntaan, mutta todellisuudessa informaatio ei löydä perille – se ei ole kaikkialla saatavissa, sitä on liikaa tai se on virheellistä, käsittämätöntä  ja lopuksi vielä myöhässä. Systemaattisesta informaation välityksestä osataan unelmoida. Samanaikaisesti tuhannet eurot palavat nimenomaan tiedonvälittämisen haasteisiin ja pullonkauloihin. Kipupisteitä on olemassa runsaasti.

Työelämässä kuulee usein väistöfraaseja, kun jokin menee pieleen. Useimmiten kyseessä ovat aikatauluihin ja tietoon liittyvät seikat. Tyypillisiä väistöfraaseja ovat: ”Asia ei kuulu minulle”, ”Palataan asiaan”, ”Katsotaan tuonnempana”, ”Akku loppui”, ”En ollut paikalla, joten asia unohtui”, ”Olisin tehnyt, jos olisin tietänyt”, ”Aika parantaa haavat”, ”Jos joku olisi kertonut minullekin”, ”En ollut kuulemma paikalla”, ”Keskus katkaisi puhelun, joten en tiedä”. Tässä siis mennään tietoyhteiskunnassamme. Mikäli väistöfraasit tuntuivat tutuilta – yhteisössäsi olisi kalenterin tehokäytölle tarvetta! Jos hätä on lähellä, ei apukaan onneksi ole kaukana. Lopullisen laukaisun kipupisteisiin antaa supisuomalaisesta saunasta löytyvä resepti –  vihta. Tutkitaan reseptin koostumusta hieman tarkemmin:

Vihta on lääke, joka pureutuu suoraan moninaisiin ajanvarauksen ja aikataulutuksen vaivoihin ja ratkaisee ne täsmällisesti. Mutta Vihta ei pelkästään ratkaise ongelmia, se tuottaa järkevämmän ajankäytön kautta suoraan enemmän työsuorituksia ja palauttaa työrauhan, mikä näkyy talouden parantumisena. Mitä isompi organisaatio sitä suurempi hyöty. Vihdan käyttö parantaa osaltaan henkilöstön hyvinvointia, koska aikataulutuksen toimiessa työntekijöiden motivaatio, viihtyminen ja työteho parantuu. Nämä seikat ovat tunnetusti kriittisiä tekijöitä yhteisön tuloksekkaan toiminnan kannalta. Kuntasektorin ja yritysmaailman kehittyviin tarpeisiin rakennettu huippuergonominen ajanvarausjärjestelmä, Vihta, ratkaisee tuottavalla tavalla informaation välityksen haasteet. Liikkuvien työntekijöiden ja kotikonttoria pitävien työntekijöiden toivomukset on huomioitu matkapuhelinkäytössä.

Laajasti ymmärrettynä kaikki asiat palautuvat informaatioksi, käyttökelpoista informaatiota ei synny hyvällä onnella tai tyhjästä. Tulvan, väärän, puuttuvan tai myöhästyneen informaation vakavat seuraukset voidaan saada hallintaan ja kääntää voitoksi, jos niin halutaan.

Vihta ajanvarauksena toimii kuten saunakin – se selkeyttää ajatukset, rentouttaa ja antaa hyvän mielen. Vihtomisen jälkeen tunnet fyysistä ja psyykkistä eheyttä ja voimaa.

Aika – käsittämättömän hieno suure

Fyysikot ovat kautta aikojen pyrkineet ymmärtämään ajan syvimpiä ominaisuuksia. Asiaa tutkitaan edelleen, eikä yhtenäistä käsitystä tunnu löytyvän. Ajalla on suunta, mutta mielipiteet hajaantuvat kysyttäessä helpot kysymykset eli onko ajalla alku tai loppu. Erään tuoreimman käsityksen mukaan aika on rakeista, ikään kuin sormien läpi valuvaa hiekkaa – siis kosmisessa ulottuvuudessa.

Liike-elämässä ja työelämässä asioita yleensä mitataan ajassa. Työsuoritteiden arvo mitataan aina ajassa: kpl/tunti, euroa/tunti ja kyselyjä/kuukausi eli jakoviivan alla on aina aika-tekijä. Jos hoidat 20 asiakasta tunnissa tai  20 asiakasta puolessa tunnissa ero on huima. Samoin on tuloksen kanssa, jos saat miljoona euroa kasaan vuodessa, mutta tehostamalla toimia saatkin samoista resursseista puolessa vuodessa saman tuloksen – tämäkin on mahdollista.

Kyse on tehosta, jonka paljastaa lahjomaton nimittäjässä sijaitseva aika-tekijä. Jos organisaation jokainen toimija pystyy tehostamaan työtään 30 % itsekontrollilla ja uusimpia tietoteknisiä mahdollisuuksia hyödyntäen,  nousee kokonaistulos samoin uudelle tasolle.

Niukkuuden aikana tehtäviä yleensä keskitetään ja hallintoa pyritään keventämään. Suoritteiden määrä kasvaa, mutta resurssit pienenee. Tässä on mielenkiitoinen ristiriita, joka ei ratkea kuin oleellisesti tehoa parantavilla menetelmillä ja työkaluilla. Parhaiten asioihin voi vaikuttaa järjestelmillä, jotka on suoraan sidoksissa organisaation ajankäyttöön ja sitä kautta tehoon. Tehoa syövät piirteet täytyy määrittää tarkasti, jolloin täsmäläkkeiden määrääminen on mahdollista. Tuhlaus on pahinta myrkkyä tehokkuudelle.

Toimiiko organisaatiosi optimaalisesti?  Onko teillä päällekkäistä tekemistä? Peruuttavatko asiakkaat liian usein tapaamisen? Onko resurssien hyödyntäminen omissa käsissä?  Valuuko aika sormiesi läpi?

Aika on käsissäsi – ota se haltuun!