Kalenteritoimintojen keskittäminen selkeyttää arjen kulkua

Oppilaitoksissa hyödynnetään tänä päivänä useiden muiden työympäristöjen tavoin tietokoneohjelmistoja, jotka mahdollistavat oppilaitoksen sisäisen viestinvälityksen, hektisten työpäivien aikataulutuksen sekä erilaisten tapaamisten sopimisen monien ominaisuuksiensa avulla.

Tällaisia ohjelmistoja on helppo käyttää, mikäli kaikki oppilaitoksen toimintaan liittyvä työ voidaan hoitaa samalla alustalla. Usein ihmisillä on kuitenkin käytössään omat kalenterinsa ja sähköpostinsa myös vapaa-ajalleen, ja monien eri sovellusten yhtäaikainen käyttö ja niiden välillä poukkoilu saattaa viedä päivästä ylimääräistä aikaa enemmän kuin arvaisikaan.

Ajanvarauspalvelun integroiminen ohjelmistoon tehostaa automatisoinnin avulla sekä opiskelijan ajankäyttöä että opettajan tai muun henkilökunnan jäsenen päivittäistä työskentelyä. Esimerkiksi luennot, palaverit sekä opinto-ohjaajien tai -psykologien kanssa sovitut vastaanotot voidaan siirtää ajanvarausjärjestelmän avulla kalentereihin automatisoidusti, mikä säästää käyttäjiltä huomattavasti manuaalista työtä.

Miten opiskelija hyötyy yhdestä kalenterista?

Opiskelijoille luoviminen eri sähköpostien, kalenterien ja nykypäivän digitaalisten oppimisympäristöjen sekä verkkopalveluiden ristiaallokossa kuluttaa opiskelulle olennaisia henkisiä resursseja varsinaisen opiskelun päälle kasaantuvana työnä.

Kun sähköinen ajanvarausjärjestelmä on integroitu oppilaitoksen ohjelmistoon, opiskelija saa tarvitsemansa vastaanottoajan varattuaan vahvistusviestin mukana iCalendar-liitteen, jonka avulla hän voi lisätä tapaamisen näppärästi myös omaan kalenteriinsa. Kalenterista voi siten suoraan nähdä varatun palvelun, toimipisteen sekä vastaanottavan ammattilaisen oikeassa ajankohdassa. Jos tapaaminen pidetään etäyhteyden välityksellä, ajanvarauspalvelu lähettää sen tiedot sekä liittymislinkin tekstiviestinä tai sähköpostilla käyttäjän omien asetusten mukaisesti.

Sähköisestä ajanvarauskalenterista sekä opiskelijat että ammattilaiset näkevät myös, jos varattava aika onkin ehditty jo varata. Vihta sulkee varaushetkellä kyseisen ajankohdan automaattisesti pois kalenterista, jottei kiusallisia tuplabuukkauksia pääse syntymään.

Kun Vihta-ajanvaraus yhdistetään oppilaitoksen ohjelmiston kalenteriin, opiskelija voi siis

• vastaanottaa ajanvaraustiedot sekä pääsyn mahdolliseen etätapaamiseen kätevästi suoraan puhelimeensa tai sähköpostiinsa
• unohtaa ammattilaisten yhteystietojen etsimisen, manuaalisen sähköpostien lähettelyn sekä vastauksien odottelun
• lisätä varatun ajan omaan kalenteriinsa iCalender-liitteen avulla

Entä ammattilainen?

Usean eri sähköpostin ja kalenterin päivittäinen seuranta kuluttaa opiskelijoiden lisäksi tarpeettomasti aikaa myös ammattilaisilta.

Vihdan avulla työntekijöiden ei tarvitse seurata taas yhtä kalenteria lisää, vaan sen sijaan järjestelmä sovitetaan jo käytössä olevaan. Ammattilainen voi siis luoda vaivattomasti raamit päiviensä kululle, ja kalenterin avulla työpäivien kulkua on helppo seurata ja muokata.

Jos ammattilaisen työpisteet vaihtelevat viikon aikana esimerkiksi eri kampusten välillä tai hän tekee työtään vaikkapa osittain kotoa käsin, ajanvarausjärjestelmän kautta voi näppärästi määrittää, minä päivinä ja mihin aikoihin hän on oppilaitoksen työhuoneella fyysisesti tavattavissa ja milloin taas hoitamassa tehtäviään etänä tai toisessa sijainnissa. Kalenteriin ammattilaisen on siis helppo merkitä kellonajan tarkkuudella, missä milloinkin on, ja kyseiset ajat näkyvät opiskelijoille heidän varatessaan aikoja tapaamisiin.

Ammattilaisen työtä helpottavia tekijöitä ovat siis esimerkiksi

• yhden kalenterin taktiikka eli toimintojen keskittäminen samaan kalenteriin
• mahdollisuus määrittää selkeästi, missä ammattilainen on milloinkin tavattavissa
• kätevä aikojen siirtäminen ja peruminen yhdessä järjestelmässä

Mahdollisuus myös henkilökunnan yhteiselle sähköiselle kalenterisovellukselle

Sen lisäksi, että Vihta takaa oppilaitoksen opettajille, opinto-ohjaajille ja muille työntekijöille henkilökohtaiset kalenteriominaisuudet päivittäisten tehtävien yksinkertaistamiseksi, järjestelmän avulla voidaan luoda myös henkilökunnalle tai sen osalle yhteinen kalenteri, johon esimerkiksi samaa työtä eri vuoroissa tekevät voivat merkitä omia tehtäviään ja tapaamisiaan.

Kun kyse ei ole sensitiivisistä, yksityisasioihin liittyvistä tapaamisista, opiskelija varaa itselleen ajan opintoasioiden työntekijöiden yhteisestä kalenterista, josta kuka tahansa käytettävissä oleva ammattilainen voi napata tulleen varauksen itselleen. Myös esimerkiksi yliopiston IT-palveluissa voi olla eri työntekijöitä eri päivinä paikalla. Kun opiskelija sitten haluaa tuoda rikkinäisen tietokoneensa huollettavaksi, varauskalenterista ei tarvitse varata työntekijäkohtaisia aikoja, vaan riittää, että joku kynnelle kykenevistä työntekijöistä ottaa asian hoitaakseen.

Kun kaikki kalenteritoiminnot voi niputtaa yhteen ajanvarausjärjestelmään, säästyy kalenterin käyttäjältä huomattavasti harmaita hiuksia, työtä sekä aikaa, jonka voi käyttää huomattavasti järkevämminkin.