Näin sähköinen ajanvarausjärjestelmä sujuvoittaa oppilaitosten etävastaanottoja

Kohta parivuotisen koronaviruspandemian aikana tavallisesti kasvokkain järjestettävät kokoukset, tapaamiset ja esimerkiksi oppilaitosten erilaiset opetus- ja ohjaustuokiot ovat siirtyneet kommunikointiin etäyhteyden välityksellä. Etätapaamisia mahdollistavat digitaaliset palvelut ovat kehittyneet viime vuosina huomattavasti, ja viestintää helpottamaan on kehitetty runsaasti tietokoneilla ja älylaitteilla toimivia sovelluksia sekä työkaluja.

Tällaisten sovellusten käyttö lienee todennäköisesti tullut jäädäkseen, sillä tänä päivänä myös opetusalan kaltaisilla, fyysistä läsnäoloa vaativilla aloilla etänä tapahtuvat työskentely- ja toimintamallit on pandemian myötä havaittu tehokkaiksi, aikaa säästäviksi ja kaikkiaan korvauskelpoisiksi vaihtoehdoiksi fyysisille kokoontumisille. Etäyhteyden välityksellä työskentelystä ja fyysisten tapaamisten korvaamisesta digitaalisilla lienee siis tullut ainakin osittain uusi normaali.

Etätapaamisten järjestämisessä kannattaa miettiä, voisiko totuttuja toimintatapoja yksinkertaistaa jollain tavalla. Yksi vastaus pohdintaan voisi olla ohjelmistoihin, kuten erilaisiin videoneuvottelutyökaluihin, integroitava Vihdan ajanvarauspalvelu kotisivuille. Sen perimmäisenä tarkoituksena on selkeyttää esimerkiksi oppilaitosten etävastaanottojen ajanvarausta lisäämällä varauskalenteri kotisivuille, henkilökunnan työpäivien jaksotusta sekä kalenterin käyttöä.

Ajanvarauspalvelun avainsana on automaatio

Erityisesti korkeakouluissa ja toisen asteen oppilaitoksissa järjestetään jatkuvasti esimerkiksi opintoneuvontaan tai -psykologiaan liittyviä vastaanottotapaamisia, joita on viime aikoina pidetty muiden tapaamisten tavoin pääosin etäyhteyden välityksellä.

Tällaisten vastaanottojen sopiminen on perinteisesti hoidettu manuaalisesti, eli opiskelijoiden on täytynyt ensin etsiä tietyn ammattilaisen yhteystiedot oppilaitoksen sivuilta, sen jälkeen tiedustella heiltä sähköposteilla sopivia vastaanottoaikoja ja lopuksi merkata sovitut ajat itselleen ylös käsin – näin yksinkertaistettuna.

Vihdan perusajatus on se, että sekä opiskelijalta että ammattilaiselta säästyy huomattavasti aikaa ja vaivaa, sillä kotisivuilla olevasta ajanvarausjärjestelmästä opiskelija voi nähdä kaikki vapaana olevat vastaanottoajat ja -paikat sekä valita sieltä itselleen sopivimman. Kun aika on varattu, se näkyy varattuna sekä opiskelijalle että ammattilaiselle, eli päällekkäisiä varauksia ei pääse syntymään.

Kun opiskelija varaa etävastaanottonsa ajanvarauksen hallintajärjestelmästä, matkapuhelimeen tai sähköpostiin tulee vahvistusviesti, jonka kautta opiskelija pääsee suoraan varattuun etätapaamiseen. Palvelu lähettää lisäksi muistutuksia sovituista vastaanotoista käyttäjän itse määrittäminä ajankohtina, mikä vähentää samalla käyttämättömien aikojen määrää. Tämä kaikki tapahtuu siis hyvin pitkälti automatisoidusti. Sovittuja tapaamisia on tarvittaessa myös näppärä siirtää tai perua, sillä ajanvarauspalvelun muistutuksien, eli varausvahvistus- että muistutusviestien, avulla varaaja pääsee käsittelemään varauksensa tietoja.

Järjestelmä on hyödyllinen siis sekä opiskelijalle että henkilökunnan ammattilaiselle – ammattilaisenkaan ei tarvitse pitää erikseen kirjaa sovituista vastaanotoista, luoda vastaanottolinkkejä tai lähettää sähköposteja jokaiselle opiskelijalle käsin, vaan kaikki onnistuu molemmilla osapuolilla Vihdan itseilmoittautumisajanvarauksella..

Integroitavuus takaa monipuoliset käyttömahdollisuudet

Vihta voidaan integroida sopivaksi oppilaitoksen sisäisiin ohjelmistoihin, ja on asiakkaan päätettävissä, millaisia toimintoja sähköiseen ajanvarauspalveluun halutaan sisällyttää. Käyttäjien oikeuksia ja valintamahdollisuuksia voidaan esimerkiksi suodattaa sen mukaan, käyttääkö palvelua opiskelija, opettaja tai muu henkilökuntaan kuuluva ammattilainen.

On myös mahdollista käyttää erilaisia tunnistuspalveluja etävastaanoton luonteen mukaan esimerkiksi ennen ajanvarausta tai etävastaanotolle siirtymistä. Jos palvelussa varataan aikoja henkilökohtaisia asioita käsitteleville vastaanotoille, vahvan tunnistautumisen avulla voidaan varmistua palvelun käyttäjän henkilöllisyydestä.

Oppilaitosesimerkissämme Vihdan ajanvarausta julkisille toimijoille voidaan siis hyödyntää monipuolisesti oppilaitoksen edellyttämissä toiminnoissa, mutta integraatio-ominaisuudet eivät suinkaan rajoitu ainoastaan oppilaitosympäristöön. Ajanvarauspalvelu yrityksille on sovitettavissa ohjelmistojärjestelmiin melkeinpä millä tahansa toimialalla, kuten vaikkapa sosiaali- ja terveydenhuollon aloilla tai finanssialoilla.

Kaikkiaan nettiajanvarauskalenteri luo eri alojen toimijoille runsaasti mahdollisuuksia kehittää toimintansa laatua useilla sen osa-alueilla, ja sen lähtökohtana on nimenomaan jokapäiväisen työskentelyn, kommunikaation sekä aikataulutuksen helppous.

Vihdan avulla

• vastaanotot voi sopia pitkälti automatisoidusti, eli käyttäjät välttyvät manuaaliselta sähköpostirumbalta aikojen varauksessa
• ammattilainen saa työtä ja aikaa säästävät työkalut opiskelijoiden tapaamisiin sekä oman päivärytminsä selkeyttämiseen
• opiskelija pystyy valitsemaan ajanvarausjärjestelmästä itselleen sopivan vastaanottoajan ja ammattilaisen sekä vastaanottaa varausvahvistus- ja muistutusviestit suoraan puhelimeensa tai sähköpostiinsa
• varattujen aikojen siirtäminen ja peruminen onnistuu muutamalla klikkauksella

Lue lisää!