Ajanvarauksesta organisaation näköinen – Vihdan voi integroida organisaatioiden asiointialustoihin ja mobiiliappeihin

Erilaisia ajanvarauspalveluita tarjoavat organisaatiot voivat tehostaa omaa toimintaansa ja asiakaspalvelunsa laatua, kun ajanvarausprosessi voidaan sisällyttää vaivattomasti käytössä oleviin alustoihin tai mobiilisovelluksiin.

Tässä blogitekstissä esittelemme, miten ajanvarausjärjestelmä saadaan rajapintojen avulla kätevästi osaksi organisaatiosi näköistä verkkopalvelua tai mobiiliappia.

Avoin rajapinta yhdistää järjestelmät sulavasti toisiinsa

Monilla organisaatioilla on käytössään samanaikaisesti useita järjestelmiä, joista jokainen hoitaa omaa erityistehtäväänsä. Yleisiä haasteita ovat esimerkiksi, että

• erillisten järjestelmien ylläpito ja hallinta vie resursseja
• asiakkaiden on käytettävä useita eri palvelukanavia asiointinsa hoitamiseen
• tietojen päivittäminen useaan paikkaan lisää virheiden riskiä
• kokonaiskuvan muodostaminen toiminnasta on hankalaa hajaantuneen datan vuoksi.

Vihdan integraatiomahdollisuudet vastaavat näihin haasteisiin tuomalla ajanvarausprosessin osaksi organisaation muita järjestelmiä.

Sähköisen ajanvarausjärjestelmän avoin rajapinta mahdollistaa integroinnin esimerkiksi henkilökohtaisiin kalentereihin, tunnistuspalveluihin, verkkotapaamispalveluihin, itseilmoittautumisjärjestelmiin ja potilastietojärjestelmiin.

Järjestelmä tarjoaa myös lukuisia vaihtoehtoja tekniselle toteutukselle, minkä ansiosta käyttöönottava on sujuvaa ja joustavaa keskenään hyvin erilaisissakin organisaatioympäristöissä.

Uusi laajennettu rajapinta

Vuoden 2025 aikana yrityksille ja organisaatioille tarjoutuu mahdollisuus integroida sähköinen ajanvaraus entistäkin saumattomammaksi osaksi omaa, loppuasiakkaalle näkyvää digiympäristöään.

Uuden, laajemman rajapinnan avulla Vihta-ajanvaraus voi toimia ajanvarausmoottorina taustalla, kun organisaatio haluaa loppuasiakkaan näkyville oman asiointialustansa tai mobiilisovelluksensa. Käytännössä asiakasorganisaatio voi siis halutessaan käyttää omia käyttöliittymiään ja integroida Vihdan sitä vasten.

Käytännössä rajapinnat avaavat organisaatiolle monipuolisia mahdollisuuksia asiointialustansa täysimittaiseen hyödyntämiseen. Sen myötä loppukäyttäjä voi

• tarkastella ammattilaisen hänelle varaamia aikoja
• muokata varauksiaan joustavasti siirtämällä tai perumalla niitä tarpeen mukaan
• tehdä kokonaan uusia varauksia, jolloin järjestelmä hakee automaattisesti vapaat ajat ajanvarausjärjestelmästä.

Lisäksi ammattilaiset voivat hyödyntää ajanvaraustoimintoja suoraan organisaation omalta asiointialustalta – Vihdan toimiessa tehokkaasti taustalla ohjaten varausten käsittelyä. Vihdassa hoidetaan kuitenkin edelleen pääkäyttäjätoiminnot, kuten esimerkiksi varattavien palveluiden, toimipisteiden, resurssien ja asetusten määrittely.

Esimerkkejä integraation käytännön hyödyistä

• Terveydenhuoltopalvelut: Asiakas voi täyttää esitietolomakkeen, varata ajan ja saada hoito-ohjeita samassa mobiilisovelluksessa. Kaikki tiedot siirtyvät taustalla oikeisiin järjestelmiin.
• Kuntapalvelut: Kuntalainen asioi kunnan asiointialustalla, jossa voi hoitaa vaikkapa rakennuslupa-asioita ja varata ajan kunnan neuvontapalveluihin, – kaikki saman käyttöliittymän kautta.
• Yrityspalvelut: Yritys hyödyntää omaa CRM-järjestelmäänsä, johon Vihdan ajanvaraustoiminnot on integroitu. Näin asiakastiedot ja tapaamishistoria ovat aina ajan tasalla ja helposti saatavilla.

Tavoitteena on tehdä integraatiosta prosessina mahdollisimman helppo ja joustava, jotta yritykset ja organisaatiot voivat rakentaa juuri omiin tarpeisiinsa sopivan kokonaisuuden.

Ajanvarausprosessi on usein ensimmäinen kosketus asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä. Integroimalla ajanvarausjärjestelmä osaksi muita toimintoja organisaatio voi tarjota saumattoman asiakaskokemuksen, joka heijastaa palvelun laatua sekä organisaation asiakaslähtöisyyttä.