Ajanvarausjärjestelmän käyttöönotto askel askeleelta

Sähköisen ajanvarausjärjestelmän käyttöönottoon sisältyy useita tärkeitä vaiheita, jotka voivat vaihdella hieman riippuen yrityksen tai organisaation tarpeista ja valitusta järjestelmästä. Tässä blogitekstissä esittelemme yleisimmät vaiheet sähköisen ajanvarausjärjestelmän käyttöönotossa aloituksesta julkaisuun.

1. Aloituspalaveri selkeyttää projektin kulun

Sähköisen ajanvarausjärjestelmän käyttöönotto lähtee siitä, että tarjouksiin ja sopimuksiin liittyvät asiat on saatettu onnistuneesti maaliin.

Käyttöönoton alussa pidetään tyypillisesti projektipalaveri, jossa käydään yhteisesti läpi prosessiin liittyviä vaiheita ja huomioon otettavia tekijöitä. Tärkeitä käsiteltäviä alueita ovat esimerkiksi projektin aikataulu, sopivat ajankohdat käyttäjien koulutukselle sekä päivämäärä sille, milloin ajanvarausjärjestelmä on tarkoitus julkaista lopullisesti asiakkaille.

Jo alussa sovitaan lisäksi yleensä, millaisille integraatioille asiakkaalla on tarve ympäristössä. Jos organisaatio edellyttää esimerkiksi Outlook- tai Teams-integraatioita, niiden asennuksesta sekä mahdollisista ohjeistamisista voidaan sopia yhdessä. Samassa yhteydessä voidaan päättää, mitkä ulkoiset linkit halutaan näkyvän asiakkaille järjestelmää käytettäessä.

Palaverissa päätetään myös ympäristön personoinnista yrityksen tai organisaation yleisilmeen ja graafisen ohjeistuksen mukaiseksi. Tällaisia tekijöitä ovat esimerkiksi ajanvarausjärjestelmän lopullinen nimi sekä ulkoasu värimaailman, logojen ja teemojen osalta.

2. Erityistarpeiden huomiointi asiakkaan tarpeiden mukaan

Käyttöönotossa huomioidaan aina asiakasyritysten ja -organisaatioiden mahdolliset erityistarpeet. Kun ajanvarausjärjestelmä halutaan rakentaa vastaamaan juuri asiakkaan omia tavoitteita, mahdollisia toiminnallisuuksia ja muita ratkaisuja voidaan pohtia yhdessä ideoiden ja ehkä toimittajan puolelta myös nykyasiakkaiden käyttötapausten kautta.

Tarvitaanko käyttöliittymään esimerkiksi palvelukategorioita suoraan näkyviin, vai onko syytä korkeamman tason luokittelulle, ennen kuin loppukäyttäjät pääsevät varaamaan palveluita? Kenelle halutaan näyttää mitäkin sisältöjä ja toiminnallisuuksia? Sopivin polku mietitään asiakaskohtaisesti aina yhdessä.

Niin sanotut ajanvarauksen perustoiminnallisuudet riittävät yleensä pitkälle, mutta tarpeissa löytyy toimialakohtaisia eroja. Esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalveluiden yleisajanvarauksessa kaikki tarjolla olevat palvelut voivat olla varattavissa heti ilman erillistä ohjausta, kun taas vaikkapa korkeakoulut saattavat tarvita tietynlaista luokittelua tiedekuntien tai tutkintojen mukaan. Varaamista voidaan siis helposti rajata koskemaan tiettyä kohderyhmää.

3. Koulutusten avulla kaikki pääsevät perille ympäristön käytöstä

Ennen lopullista käyttöönottoa ajanvarausjärjestelmän käyttöä varten järjestetään tavallisesti käyttökoulutuksia. Tulevat pääkäyttäjät pääsevät opettelemaan ohjelmiston toiminnallisuuksia ja samalla myös alustamaan palvelua yhdessä.

Koulutuksen yhteydessä järjestelmään voidaan siis luoda sisältöä, kuten varattavia palveluita, toimipisteitä, ammattilaisia ja varattavia aikoja. Näin tulevat käyttäjät voivat jo kouluttautuessaan lisätä ympäristöön haluamiaan varausasetuksia, ohjetekstejä ja vaikkapa viestinnällisiä sisältöjä yhdessä toimittajan kanssa.

Hyvin usein etenkin suuremmissa organisaatioissa henkilökunnalle halutaan pitää lisäksi peruskäyttäjäkoulutuksia, joissa käydään läpi ajanvarausjärjestelmän perustoiminnallisuuksia ja tiettyjä osa-alueita kohderyhmän mukaan. Toki koulutuksia voidaan myös nauhoittaa, tai suuremmille joukoille voidaan järjestää useampia erillisiä tilaisuuksia, jotta kaikki voivat omaksua ympäristön käytön.

4. Testaamisella varmistetaan, että kaikki toimii suunnitellusti

Järjestelmän käyttöönottoon kuuluu luonnollisesti sen testaaminen eri laajuuksilla ennen julkaisua. Etenkin suurissa organisaatioissa ajanvarausta voidaan testata jo koulutuksen yhteydessä tai sen jälkeen, ja pienemmissäkin tavallisesti kokeillaan ominaisuuksia sisäisesti ennen asiakkaille julkaisua.

Testauksella voidaan havaita mahdolliset ongelmat ja virheet. Vaikkei selkeitä virheitä olisikaan, prosessissa varmistetaan, että ohjelmisto toimii odotetusti ja vastaa kaikilta osin yrityksen tavoitteita. Testeissä myös vuorovaikutus ja palaute näyttelevät tärkeää roolia, jonka avulla järjestelmän toimittaja aidosti ymmärtää haasteet ja toimenpiteet niiden korjaamiseksi.

5. Asiakastuki, ylläpito ja seuranta mahdollistavat sujuvan startin käyttöönoton yhteydessä

Testauksen jälkeen ajanvarausjärjestelmä on valmis toimintaan, ja asiakkaille annetaan mahdollisuus tehdä varauksia. Julkaisun yhteydessä sovelluksen toimivuutta ja suorituskykyä sekä mahdollisia käyttäjien kysymyksiä sekä ongelmia on oleellista seurata tiiviisti.

Asiakkaille tarjotaan tukea ja ohjeita järjestelmän käyttöön, jotta alku sujuu jouhevasti ja tuote saadaan nopeasti toimintaan ja palvelemaan käyttäjiä halutulla tavalla. Samalla voidaan varmistaa vielä ohjelmiston ylläpitoon ja päivityksiin liittyvät asiat, jotta sovellus pysyy luotettavasti toimintakunnossa.

Tässäkin vaiheessa sujuvan kommunikaation avulla ajanvarauksen toimivuutta seurataan aktiivisesti, jotta mahdollisiin muutoksiin voidaan reagoida nopeasti. Viipeettömän optimoinnin myötä parannetaan ohjelmiston tehokkuutta ja asiakkaiden tyytyväisyyttä.

6. Ovi auki mahdolliselle jatkokehitykselle

Ajanvarausjärjestelmän julkaisu ei välttämättä tarkoita työn loppumista. Julkaisun jälkeen seuraavana askeleena on usein vaadittavien lisäominaisuuksien kehittäminen esimerkiksi seuraavan vuoden ajan julkaisupäivästä.

Etenkin suurilla organisaatioilla ajanvarausjärjestelmän laajennustarpeita tulee suhteellisen usein, ja tällaiset tekijät on sovittu jo kilpailutus- ja sopimusvaiheessa. Toisaalta pienemmissäkin projekteissa saattaa ilmetä jonkin ajan kuluttua erilaisia kehitystarpeita, ja niiden toteutus voidaan ottaa työn alle.

Jatkokehitystä varten nimetään tyypillisesti projektiryhmä, joka seuraa kehitystyön etenemistä eri ominaisuuksien osalta. Myös uusiin lisäominaisuuksiin liittyy tavallisesti testaustyötä ennen varsinaista tuotantokäyttöä.

Loppuvinkit uutta ajanvarausjärjestelmää pohtivalle

1. Ajanvarausjärjestelmän konkreettinen käyttöönotto ei vie kauaa aikaa, vaikka niin voisi helposti luulla. Tyypillisesti ympäristö saadaan asiakkaalle pystyyn jopa muutamassa päivässä.
2. Asiakkaan käyttökokemus on ajanvarauksen toimivuuden ytimessä! Panosta siihen, että ajanvarausjärjestelmä on varmasti loppukäyttäjille selkeä ja palvelee tarkoitusta halutulla tavalla.
3. Integraatiot ovat tätä päivää. Sekä järjestelmässä olevat että mahdolliset lisäintegraatiot ovat nykyisin olennaisia ominaisuuksia, ja monipuoliset integraatiomahdollisuudet tehostavat ja helpottavat ajanvarausjärjestelmän tavoitteita.
4. Käyttöönoton vaiheet vaihtelevat luonnollisesti yrityksen koosta ja toimialasta riippuen. Sen vuoksi prosessi on tärkeää suunnitella huolellisesti yhteistyössä ja varmistaa, että käyttäjät ovat hyvin koulutettuja ja tukea on saatavilla järjestelmän onnistuneen käyttöönoton takaamiseksi.