Ajanvarausjärjestelmän raportointiominaisuus auttaa toiminnan optimoinnissa

Sähköinen ajanvarausjärjestelmä sisältää mittavat määrät varauksiin liittyvää dataa, jota voidaan hyödyntää raportoinnin avulla monin toimintaa kehittävin tavoin. Ajanvarausasiakkaiden toiminnasta kerättävät tilastot voivat tuoda huomattavia hyötyjä niin yrityksen tai organisaation johtamiseen kuin toiminnanohjauksen tehostamiseenkin.

Ajanvarausjärjestelmä tallentaa kaikki palvelun ajanvaraukset ja niihin liittyvät tiedot yhteen paikkaan. Koska kaikki informaatio on saatavilla vaivattomasti ja nopeasti samasta sijainnista, myös datan kokoaminen ja eteenpäin raportoiminen on helppoa. Raportoitavien tietojen avulla voidaan esimerkiksi tarkastella, kuinka moni ihminen palvelussa asioi, millainen tilanne on resurssien suhteen ja kuinka paljon varattuja aikoja jää käyttämättä.

Kiteytimme yhteen raportoinnin hyödyt sähköisessä ajanvarauksessa.

1. Käyttöasteen ja varausmäärien tarkastelu

Kuinka suuri määrä asiakkaita ajanvarauspalvelua käyttää? Miten tehostaa työntekijöiden ajankäyttöä?

Ajanvarausjärjestelmässä voidaan kerätä dataa palvelun käyttöasteesta, jonka perusteella on kätevää tehdä johtopäätöksiä resurssien ja esimerkiksi vapaiden aikojen riittävyydestä. Raportointiominaisuuden avulla voidaan seurata reaaliaikaisesti varattujen aikojen määrää, mikä antaa näppärästi selkeän kuvan palvelun käytön yleistilanteesta ja auttaa siten toiminnan optimoinnissa kustannustehokkuuden näkökulmasta.

Asiakkaiden lisäksi raportointiominaisuus auttaa myös järjestelmää käyttävän henkilöstön hallinnassa, sillä sen avulla voidaan seurata henkilöstön ajankäyttöä. Tämä auttaa henkilöstön resurssien käytön suunnittelussa ja työn tehostamisessa.

2. Varaustilojen ja odotusaikojen seuranta

Kuinka kauan asiakkaat jonottavat varaamalleen vastaanotolle? Kuinka moni ei saavukaan varatusta ajasta huolimatta paikalle?

Ajanvarauspalveluissa ylimääräisiä kuluja aiheuttavat usein varaukset, joissa ajan varannut asiakas ei saavukaan vastaanotolle. Raportointiominaisuuden avulla voidaan pysyä ajan tasalla siitä, miten paljon aikoja jää käyttämättä. Konkreettisilla luvuilla palvelua on helpompi muokata säästävämmäksi pitemmällä tähtäimellä.

Lisäksi järjestelmässä onnistuu myös asiakkaiden odotusaikojen sekä palvelutilanteiden keston seuranta. Eri palveluiden kestoa tarkastelemalla voidaan löytää ne paikat, joihin kuluu lähes huomaamatta ylimääräisiä minuutteja ja tunteja.

3. Näytteenottoprosessien läpimenoajat

Kuinka kauan näytteenotossa kestää?

Näytteenottoprosessi sisältää itse näytteen ottamisen lisäksi luonnollisesti sen tutkimisen ja tulosten välittämisen asiakkaalle. Raportointiominaisuus selkeyttää myös näytteenottopalvelun seurantaa, sillä ajanvarausjärjestelmän datan perusteella voidaan tarkastella, milloin asiakas saapuu vastaanotolle, milloin ammattilainen merkitsee asiakkaan työn alle ja milloin näytteenotto on valmis.

4. Varausdatan siirto ulkopuolisiin järjestelmiin

Miten hyödyntää palveluiden ja prosessien dataa tehokkaasti muissa käytössä olevissa järjestelmissä?

Valmiiden varausraporttien lisäksi ajanvarausjärjestelmässä voidaan siirtää raportoitavaa dataa vaivattomasti ulkopuolisiin ohjelmistoihin. Tällaiset ns. varausexporterit auttavat tiedon siirtämisessä esimerkiksi organisaation omaan tietoaltaaseen tai muuhun datan varastointijärjestelmään. Tällä tavalla organisaatio voi hyödyntää ajanvarausjärjestelmästä saatavaa informaatiota omissa järjestelmissään ja laatia juuri tarvitsemansa kaltaisia raportteja hyödyntämällä esimerkiksi Power BI -työkalua.