Kuinka asiakasvirtaa ohjataan sähköisellä Vihta-ajanvarausjärjestelmällä?

Vihta on ajanvarausjärjestelmä kotisivullasi, jonka avulla ohjaat asiakasta ajan varaamisessa, saapumisessa toimipisteeseen varatulle ajalle sekä ilmoittautumaan saapuneeksi palvelupisteessä. Asiakasvirran ohjaus Vihta-ajanvarausjärjestelmällä tapahtuu esimerkiksi seuraavan kuvauksen mukaisesti:

1. Asiakas varaa ajan varaa ajan kotisivuilta selaimella (tietokoneella tai puhelimella) tai soittamalla. Asiakkaan ajanvaraamista voidaan tarvittaessa opastaa esitietolomakkeen avulla.

2. Asiakas saa varausvahvistusviestin, joka sisältää esimerkiksi saapumisohjeet ja varauksen muutosohjeet.

3. Asiakas täyttää ajanvarausjärjestelmässä tarvittaessa vielä esitietolomakkeen ennen varattua aikaa. Linkki esitietolomakkeeseen voidaan lähettää esimerkiksi sähköpostiviestillä varausvahvistusviestin yhteydessä.

4. Asiakas saa automaattisen muistutusviestin ajanvarauksestaan esimerkiksi päivää ennen varattua aikaa.

5. Asiakas menee palvelupisteeseen ja ilmoittautuu saapuneeksi Vihta-itseilmoittautumisautomaatilla. Asiakas voi ilmoittautua varaukselleen saapuneeksi näyttämällä esimerkiksi Kela- tai ajokorttia automaatilla. Jos asiakkaalla ei ole henkilökorttia mukana, hän voi ilmoittautua saapuneeksi myös syöttämällä henkilötunnuksensa. Asiakas saa ilmoittautumisen jälkeen palveluvuoro/vuoronumerolapun. 6. Asiakkaan vuoronumero ilmestyy infonäytölle, kun ammattilainen kutsuu asiakasta sisään Vihdan asiakasvirran hallinnan ammattilaiskäyttöliittymästä.

7. Asiakas siirtyy huoneeseen ja ammattilainen merkitsee varauksen työn alle asiakasvirran hallintajärjestelmään.

8. Lopuksi ammattilainen kuittaa varauksen valmiiksi ja hän voi halutessaan lähettää asiakkaalle vielä palautekyselyn.