Luotettavasti toimiva ajanvaraus helpottaa Metropoliassa sekä opiskelijoiden että henkilökunnan arkea

Pääkaupunkiseudulla toimiva Metropolia on monialainen ja kansainvälinen ammattikorkeakoulu, joka kouluttaa kulttuurin, liiketalouden, sosiaali- ja terveysalan sekä tekniikan asiantuntijoita ja kehittäjiä.

Korkeakoulun neljä kampusta muodostavat yhteensä yli 17 000 opiskelijan ja 1000 asiantuntijan yhteisön. Tuhansien ihmisten kokonaisuus sisältää tietysti mittavan määrän palveluita sekä opiskelijoille että henkilökunnalle, ja näiden palveluiden tarjonnassa selkeä ajanvarausjärjestelmä on olennainen tekijä.

Peruskriteerien lisäksi yhtenä valintaperusteena oli suomalaisuus

Metropolian ja Vihdan yhteistyö alkoi reilut 2 vuotta sitten eli keväällä 2022. Opintopsykologi Antti Äijäsen mukaan korkeakoululla syntyi tarve sähköiselle ajanvarausjärjestelmälle, jolla voitaisiin helpottaa Metropolian palveluiden saavutettavuutta ja keventää samalla työntekijöiden kognitiivista kuormaa.

”Ensinnäkin toivoimme ajanvarausjärjestelmää, joka yksinkertaisesti toimii ja on varmasti tietoturvallinen. Näiden ehdottomien kriteerien lisäksi kaipasimme helppokäyttöistä ja samalla silmää miellyttävää järjestelmää, jossa ei olisi hirveää määrää työkaluja vaan juuri meille sopiva määrä.”

Myös kaksikielisyys oli Äijäsen mukaan tärkeä tekijä, eli Metropolian tapauksessa aikoja täytyi pystyä varaamaan sekä suomeksi että englanniksi. Ajanvarauspalveluun toivottiin lisäksi jonkinlaista tilastointimahdollisuutta toteutuneista varauksista, ja sekin onnistui.

Sähköisen varausjärjestelmän kilpailutuksessa oli useita vaihtoehtoja, joista Vihta erottui selkeydellään, käyttövarmuudellaan ja joustavuudellaan.

”Olimme ehtineet kuulla Vihdasta hyvää yhteistyökumppaneiltamme, mutta koimme vertailussa myös itse, että järjestelmä olisi laadukas ja meidän tarpeisiimme soveltuva. Meille myös suomalaisuus oli tärkeä tekijä – hankinnassa nousi esille, että Vihdan palvelimet sijaitsevat Suomessa ja tietoturvaan ja -suojaan on kiinnitetty aidosti huomiota”, Äijänen kertoo.

Alusta loppuun selkeä ajanvarausprosessi vähentää käsityötä

Metropoliassa Vihtaa hyödynnetään korkeakoulupalveluiden ajanvarausten hallinnassa. Näihin palveluihin lukeutuvat opiskeluhyvinvointipalvelut, kirjastopalvelut sekä opiskelija- ja hakijapalvelut.

”Kaikki korkeakoulupalvelut ovat määritelleet itse, millaisia palveluita tarjoavat varattaviksi Vihdan kautta. Opiskelijat varaavat siis henkilökohtaisia ohjauspalveluitaan, jotka ovat joko verkkotapaamisaikoja tai kasvokkaisia vastaanottoja eri kampuksillamme”, Äijänen avaa.

Opiskelijat pystyvät katsomaan Vihdasta helposti vapaat ajat, varaamaan itselleen sopivan sekä vastaanottamaan aikaan liittyvät saapumisohjeet ja muistutukset ajankohdasta. Samassa järjestelmässä he pystyvät myös muuttamaan tai perumaan varaamiaan aikoja.

Käyttäjät ovat vaikuttaneet palautteen perusteella tyytyväisiltä, ja esimerkiksi käyttämättömien aikojen eli no show -tapausten määrä on vähentynyt palveluissa huomattavasti.

Henkilökunnan näkökulmasta järjestelmään on helppo laittaa tarjolle vapaita tapaamisaikoja. Kun sopiva aika löytyy, työntekijä saa ilmoituksen varauksesta, opiskelijan yhteystiedot sekä mahdolliset tapaamiseen liittyvät lisätiedot varauksen yhteydessä.

”Ennen ajanvaraus hoitui meillä sähköpostilla ja puhelimella. Nyt työntekijöiden aikaa ja kapasiteettia vapautuu, kun ajanvarausprosessissa säästytään manuaaliselta työltä. Samalla ajanvaraus on tietoturvallisempaa – inhimillisiä virheitä, kuten väärään sähköpostiin lähettämistä tai viestien hukkaamista, ei pääse syntymään vahingossa.”

Välitöntä ja mutkatonta kommunikaatiota

Vihdan käyttöönotto oli pääkäyttäjä Äijäsen mukaan vaivaton. Henkilökunnalle järjestettiin kaksi noin tunnin kestävää koulutusta, joista toinen oli pääkäyttäjille ja toinen muille työntekijöille.

”Nuo koulutustuokiot riittivät meille hyvin, ja enemmänkin opastusta olisi varmasti ollut saatavilla, jos olisimme tarvinneet. Koulutuksessa Vihdan käyttövarmuudesta ja selkeydestä tuli meille positiivinen ja vakuuttunut fiilis.”

Varsinaisia ongelmatilanteita ei juuri ole ollut käyttöönoton jälkeen, eli toimivan ajanvarausjärjestelmän kanssa on pärjätty Metropoliassa hyvin. Yhteistyö on ollut maanläheistä ja ystävällistä, ja Äijäselle on välittynyt, että Vihdan asiakastuki tuntee asiakkaansa ja on valmis auttamaan tukitilanteissa ammattitaitoisesti ja avuliaasti.

”Olemme voineet olla koko matkan ajan matalalla kynnyksellä Vihtaan yhteydessä sähköpostilla ja puhelimella. Vastaukset ovat aina olleet nopeita ja kommunikointi yleensäkin mutkatonta, vaikkei tilanne edes olisi akuutti. Käyttöönottovaiheessa meille korostettiin, että asiakastukeen saa aina ottaa yhteyttä.”

Vihta luo mielikuvan varmuudesta ja luotettavuudesta

Vihta on kaikkiaan tuonut ammattikorkeakoulun arkeen vaivattomuutta sekä vapauttanut resursseja muuhun työhön. Metropolian ohjauspalveluiden käyttäjät kokevat ajanvarausprosessin Vihdan myötä järjestelmällisenä.

”Ajattelen, että käyttäjän saama mielikuva palvelusta on selkeä ja luottamusta herättävä. Aiemmin sähköpostilla viestitellessä opiskelijalle saattoi herätä epäilyksiä, uskaltaako viestiä laittaa ja milloin siihen vastataan vai vastaako kukaan. Vihdassa opiskelijoille ja henkilökunnalle tulee olo, että kaikki toiminnallisuudet, yhteydenottokanavat ja polut on mietitty tarkkaan ja ne toimivat tietoturvallisesti.”

Vihdan vahvuudet Äijänen kiteyttää lopuksi neljään tuttuun adjektiiviin.

”Yhteistyömme perusteella voin sanoa, että Vihdan palvelua kuvaavat parhaiten ystävällisyys, käyttäjälähtöisyys, tietoturvallisuus ja helppous. Omasta henkilökohtaisesta kokemuksestani en kyllä mielelläni lähtisi vaihtamaan ajanvarauspalvelun toimittajaa, eli minulla on tulevaisuutta varten lämmin ja luottavainen fiilis ja jatkan yhteistyötä mielelläni.”