Sähköisen ajanvarausjärjestelmän ja itseilmoittautumisen edut ajansäästön näkökulmasta

Olemme käsitelleet aiemmissa blogiteksteissämme, millaisia hyötyjä ajanvarauksen ja vastaanotolle ilmoittautumisen ulkoistaminen itse palvelua tarvitsevalle asiakkaalle tarjoaa.

Kun asiakas käyttää yrityksen tai organisaation sähköistä ajanvarausjärjestelmää, hän voi itse varata, siirtää ja perua järjestelmässä omia aikojaan, mikä helpottaa koko prosessia monin eri tavoin. Tässä blogitekstissä kootaan yhteen sähköisen ajanvarausjärjestelmän ja itseilmoittautumisjärjestelmän eri toimintojen hyötyjä juuri ajansäästön vinkkelistä.

Itsenäinen ajanvaraus helpottaa omien ajanvarausten hallintaa ja säästää ammattilaisten ja puhelinkeskusten resursseja

Ensimmäinen ja olennainen hyöty sähköisessä ajanvarausjärjestelmässä on sen helppokäyttöisyys, mikä heijastuu suoraan ajankäyttöön. Kun asiakas voi varata esimerkiksi terveydenhuollon toimipisteeseen ajan itsenäisesti ja hallita järjestelmässä omia varauksiaan, kuormitusta säästyy niin asiakkaalta itseltään, terveydenhuollon asiakaspalvelijoilta kuin vastaanotoilla työskenteleviltä ammattilaisiltakin.

Aiemmin aikoja on jouduttu varaamaan esimerkiksi puhelimella tai sähköpostilla, ja arkiaamujen ruuhkautuneet puhelinlinjat ovat monille valitettavan tuttuja. Itsenäisessä ja verkossa hoidettavassa ajanvarauksessa säästetään siis myös perinteisesti aikoja varaavien puhelinkeskusten eli call centerien resursseja, ja pitkiltä odottelumusiikkien kuuntelusessioilta voidaan todennäköisemmin välttyä.

Puhelinsoittojen lisäksi varattuja aikoja on voitu perua tai muokata myös sähköpostin välityksellä. Sähköpostilokeroiden viestiketjujen selaaminen ja oikeiden tietojen löytäminen vievät päivästä minuuttikaupalla aikaa, mikä voisi olla sähköisen ajanvarausjärjestelmän myötä helposti vältettävissä – päivittäisistä minuuteista kertyy herkästi kuukausitasolla kasa hukkatunteja.

• Asiakas voi itse varata aikoja ja siirtää tai perua niitä yhdessä järjestelmässä ilman puhelinsoittoja tai sähköpostiketjuja
• Ammattilainen voi samaan tapaan hallita varattuja aikoja omassa käyttöliittymässään nopeasti ja vaivattomasti
• Puhelinkeskusten ja muiden asiakaspalvelijoiden resurssit säästyvät ja aikaa jää käytettäväksi tehokkaammin

Tutkimuspyyntöjen ja lähetetietojen tuominen rajaa asiakkaan saataville oikeat palvelut ja toimipisteet

Sähköisen ajanvarausjärjestelmän hyötyihin kuuluu myös automatisoitu ja välitön asiakaskohtaisten tietojen siirtäminen järjestelmän sisällä sekä kyseisten tietojen perusteella onnistuva toimipisteiden, toimenpiteiden ja aikojen rajaaminen.

Kun asiakas tunnistautuu järjestelmään vahvan tunnistautumisen avulla, mahdollisten aiempien tutkimuspyyntöjen ja lähetetietojen pohjalta voidaan muodostaa varausoikeus, joka rajaa asiakkaan saataville ajat vain juuri oikeille toimenpiteille ja ohjaa hänet automaattisesti oikeaan paikkaan ja kellonaikaan jo varaushetkellä. Esimerkiksi verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella tunnistautuminen ja esitietojen hyödyntäminen auttaa siis siinä, ettei asiakas valitse vahingossa tarpeeseensa sopimatonta toimenpidettä tai toimipistettä – näin vältytään resursseja vieviltä vahinkovarauksilta ja turhilta vierailuilta vastaanotoille.

Automatisoidun asiakkaanohjauksen avulla voidaan välttää myös puhelinkeskuksen kuormittaminen, sillä asiakaskohtaisia lähetetietoja on usein jouduttu etsimään asiakaspalvelun kautta.

• Vahva tunnistautuminen mahdollistaa asiakaskohtaisten tietojen tuomisen ajanvarausprosessiin automaattisesti
• Asiakas saa esimerkiksi tutkimuspyyntöjen ja lähetteiden perusteella varattavakseen vain tarpeeseensa sopivat toimenpiteet, toimipisteet ja kellonajat
• Automatisoidulla asiakkaanohjauksella vältytään puhelinkeskuksen kuormittamiselta, vahinkovarauksilta sekä hukkareissuilta toimipisteisiin, mitkä kaikki vievät ylimääräistä aikaa

Itseilmoittautuminen selkeyttää vastaanottojen jonotilanteen ja vähentää aulan ja työtilojen välistä kulkemista

Myös paikan päällä toimipisteissä käytettävä itseilmoittautumisjärjestelmä säästää aikaa. Kun asiakas tulee esimerkiksi lääkärikeskuksen toimipisteeseen, hän voi ilmoittautua saapuneeksi vastaanotolle aulassa olevalla itseilmoittautumisautomaatilla. Ilmoittauduttuaan vastaanotolle asiakas näkee aulan infonäytöltä oman varausnumeronsa, jonka mukaan asiakkaat kutsutaan vuorollaan sisään ammattilaisen luokse. Näin asiakkaat välttyvät näppärästi vastaanottotiskillä norkoilulta.

Itseilmoittautuminen näkyy samassa järjestelmässä myös työskentelytiloissa odottavalle ammattilaiselle. Näin vaikkapa lääkäri näkee potilaansa saapuneen ja voi kutsua tämän sisään yhdellä napinpainalluksella oman päätelaitteensa avulla. Ammattilaisen ei siis tarvitse ravata perinteiseen tapaan odotusaulan ja työhuoneensa väliä kurkkimassa paikalle tulleita ja kutsumassa heitä vastaanotolle.

Itseilmoittautumisjärjestelmässä on myös se etu, että mikäli aikaa ei ole varattu etukäteen, automaatin avulla voi ilmoittautua myös vuoronumerojonoon samassa järjestelmässä – asiakkaan tarvitsee käyttää vierailunsa aikana siis vain yhtä laitetta. Aulan infonäytöltä näkyy erikseen ajanvarausasiakkaat ja jonoon ilmoittautuneet asiakkaat, ja näitä jonoja ammattilaiset voivat hallita oman päätelaitteensa näkymässä.

• Asiakas voi ilmoittautua saapuneeksi varatulle ajalle tai jonoon vastaanoton automaatilla ilman vastaanottotiskiä
• Ammattilaiset voivat kutsua asiakkaat sisään omista huoneistaan ja välttää edestakaisen aulassa ramppaamisen
• Asiakkaat näkevät jonotilanteen aulatilan infonäytöltä ja ammattilaiset vastaavasti omilta päätelaitteiltaan, eikä jonotilannetta tarvitse huhuilla ulkopuolisilta

Yksi yhtenäinen järjestelmä – ei aikaa vievää ohjelmistojen välillä poukkoilua

Mikäli terveydenhuollon toimipisteessä asioi sekä ajanvarausasiakkaita että vuoronumerolla jonottavia asiakkaita, jonoja saatetaan hallita useammalla eri järjestelmällä yhtä aikaa – ja monen ohjelmiston välillä seilaaminen luonnollisesti hidastaa käytännön työtä. Sen lisäksi, että itseilmoittautumisjärjestelmä helpottaa selkeydellään asiakkaan ilmoittautumista ja ammattilaisen puolelta asiakasvirran hallintaa, se mahdollistaa vain yhden järjestelmän käytön saman toimipisteen sisällä.

Samassa palvelunäkymässä ovat näkyvillä sekä ajanvaraus- että vuoronumeroasiakkaat, ja näistä jonoista ammattilaiset voivat napata asiakkaita vaikka vuorotellen ilman useiden sähköisten järjestelmien välillä hyppimistä. Asiakkaiden kutsumisen lisäksi ammattilainen voi varata palvelunäkymässään asiakkaita itselleen sekä merkitä meneillään olevia toimenpiteitä tai niiden päättymisiä muiden ammattilaisten nähtäville. Yhtenäinen ja kaikille yhteinen järjestelmä tehostaa ja selkeyttää toimintaa, mikä säästää väistämättä myös aikaa.

• Ammattilaiset voivat hallita vastaanoton jonoja ja valita sieltä asiakkaita kätevästi yhdessä näkymässä
• Samaan järjestelmään voidaan merkitä myös työn alla olevat toimenpiteet sekä vastaanottojen päättymiset
• Näin voidaan välttää useiden järjestelmien välinen, hidas ja työläs poukkoilu