Vihta-ajanvaraus viestinnän näkökulmasta

Vihta mahdollistaa tehokkaan ja automaattisen viestinnän asiakkaiden ja työntekijöiden kanssa. Vihta-ajanvaraussivusto ja sen kautta lähtevät viestit ovat muokattavissa yrityksen toiveiden mukaan. Alapuolella on vinkkejä viestintään Vihdan eri ominaisuuksissa.

Yrityksen julkinen ajanvaraussivusto

Yrityksen julkiseen Vihta-ajanvaraussivustoon voidaan muokata käyttöönottovaiheessa yritykselle soveltuva teema sekä päivittää yrityksen logo ja värimaailma. Lisäksi yritys voi itse muokata ajanvaraussivuston etusivun tekstiä kertoakseen ajanvaraussivustosta ja sen käyttötarkoituksesta. Myös varaussivuston tekstiä yritys voi muokata oman näköiseksi. Varaussivuston tekstissä suosittelemme opastamaan asiakasta, miten varaus tehdään ja miten se voidaan perua.

Yrityksen ammattilaiskäyttöliittymän etusivu

Ammattilaiskäyttöliittymän etusivulla voidaan ohjeistaa yrityksen työntekijöitä esimerkiksi siinä, kehen tulisi ottaa yhteyttä ongelmatilanteissa. Lisäksi etusivua voidaan hyödyntää viestinnässä, kuten erilaisten poikkeus- ja muutostilanteiden tiedottamisessa. Etusivun sisältöä pystyy yrityksen pääkäyttäjät muokkaamaan Vihdan hallintapuolella sisältöpalasissa. Halutessaan yritys voi ohjata työntekijöitä myös Vihdan tukisivustolle, josta löytyy tarvittava tukimateriaali Vihta-ajanvarausjärjestelmän käytöstä.

Vihdasta lähtevien viestien sisältö

Vihdasta löytyy viestipohjat, joita yritys voi muokata brändilleen sopivaksi. Viestien sisältö tulisi olla yrityksen tarkoitukseen sopiva ja tarpeeksi informatiivinen asiakkaalle. Automaattisia viestipohjia voi luoda myös palvelukohtaisesti, jolloin eri palveluista lähtee esimerkiksi omanlainen räätälöity varausvahvistusviesti.

Vihdasta lähtevät tekstiviestit

Tekstiviestit kannattaa olla mahdollisimman selkeitä. On hyvä myös muistaa, että tekstiviestien merkkimäärä on rajallinen ja että liian pitkästä viestistä lähtee useampi viesti.

Viestit ammattilaiselta asiakkaalle

Vihta-ajanvarauksen ammattilaiskäyttöliittymästä löytyy asetus, jonka käyttöönottamalla Vihdan ammattilaiskäyttöliittymästä voidaan lähettää asiakkaalle suoraan sähköposti- tai tekstiviesti. Esimerkiksi muuttuneesta tapaamispaikasta voidaan näin viestiä tarvittaessa asiakkaalle.

Vihdan viesteissä olevat linkit

Asiakkaalle lähtevissä Vihdan viesteissä, kuten varausvahvistuksessa, asiakkaalle näkyy virallinen pitkä linkki, mikä johtaa yrityksen Vihta-ajanvaraussivulle. Tällä hetkellä linkki näyttää asiakkaalle varausvahvistuksessa automaattisesti tältä: https://secure.vihta.com/public-ng/yrityksennimi.

Yritys voi halutessaan luoda itse lyhyemmän ja asiakkaalle selkokielisemmän linkin, kuten ”yrityksennimi.ajanvaraus.fi”. Alkuperäinen URL-osoite, kuten ”https://secure.vihta.com/public-ng/yrityksennimi” täytyy ensin muuttaa lyhyempään ja selkokielisempään muotoon jossakin palvelussa (esimerkiksi sivustolla: https://bitly.com/), jotta se toimii.

Yrityksen ei tarvitse tehdä URL:n lyhennystä itse, mikäli yritykselle on luotu Vihdan toimesta jo uusi selkokielinen asiakaskäyttöliittymän URL-osoite, jota voi myös käyttää myös vahvistusviesteissä.

Tämä lyhyempi URL-osoite ei tule automaattisesti vahvistusviesteihin, vaan se tulee lisätä viesteihin manuaalisesti. Näin voi toimia kaikissa viesteissä, joissa asiakas halutaan ohjata yrityksen Vihta-ajanvaraussivulle.

Vihta-ajanvarauksen kautta lähtevä viestintä asiakkaalle on automatisoitua ja yrityksen toiveiden mukaista sekä muokattavissa yrityksen brändin mukaiseksi! 

Mukavaa loppukesää kaikille!