Vihta laajeni ajanvarauksesta asiakasvirran ohjaukseen: case Fimlab laboratoriot

Toiminnan yhtenäistäminen uudella ajanvaraus- ja asiakasvirran hallintajärjestelmällä

Fimlab Laboratoriot Oy on Suomen suurin laboratorioalan yritys, joka tuottaa terveydenhuollon laboratoriopalveluja yli 110 toimipisteessä. Fimlabin projektipäällikkö ja tietosuojavastaava Satu Saloranta kertoo, että he olivat jo vuosia sitten siirtyneet palvelemaan näytteenotossa enimmäkseen ajanvarauksella, mutta tuolloinen ajanvarausjärjestelmä ei kehittynyt toivotussa tahdissa. Tämän lisäksi tuki kyseiselle järjestelmälle oli loppumassa, joten nyt oli tarvetta uudelle ratkaisulle.

Fimlab halusi ehdottomasti, että uusi järjestelmä olisi erilainen kuin edellinen ja toiveena oli, että siinä pystyisi yhdistämään ajanvarauksen, itseilmoittautumisen sekä vuoronumeroasioinnin. Tähän asti ajanvaraus ja vuoronumeroasiointi hoituivat nimittäin eri järjestelmien kautta, mikä hankaloitti Fimlabin työntekijöiden toimintaa. Näytteenottoon tulevia asiakkaita piti siis hallinnoida kahdesta eri järjestelmästä, mikä oli työlästä ja aikaa vievää.

”VIHTA ON SUJUVOITTANUT JA TEHOSTANUT FIMLABIN PÄIVITTÄISTÄ TYÖTÄ.”

Julkisomisteisena osakeyhtiönä Fimlab teki julkisen kilpailutuksen, jossa oli tärkeänä kriteerinä, että uudessa järjestelmässä yhdistyvät toivotut aspektit. Kun kaikki on yhdessä ja samassa järjestelmässä, saadaan yhtenevää ja laadukasta raportointitietoa, jolloin Fimlab pystyy myös kehittämään toimintaansa eteenpäin. Netorek Oy voitti kilpailutuksen, joten Fimlab siirtyi käyttämään Vihta-nimistä ajanvaraus- ja asiakasvirran hallintajärjestelmää. Fimlabille Vihta oli entuudestaan tuttu, sillä se on tietyissä muissakin Suomen laboratorioissa käytössä ja hetkellisesti omassakin käytössä pilottijärjestelmänä. Kyseisen pilotin takia Fimlab tiesi jo, että Netorekin kanssa on helppo tehdä työtä.

Tehokkaampaa työskentelyä

Saloranta kertoo Fimlabin laajentaneen toimintaansa uusille alueille ja Vihta on ollut helppo ottaa käyttöön kaikkialla. Myös Fimlabin toiminnanohjauksen kannalta Vihdasta on jo ollut selkeästi hyötyä. ”Ja ehkä suurin hyöty on toki se, että sekä asiakkaat että työntekijät pitävät todella paljon sen (Vihdan) toiminnallisuudesta ja käytettävyydestä”, Saloranta kommentoi.

Vihta on sujuvoittanut ja tehostanut Fimlabin päivittäistä työtä. Vihdan avulla esimerkiksi asiakkaat voivat ilmoittaa tulleensa paikalle ja heidät ohjataan oikeaan paikkaan, jossa näytteenottajat ottavat heidät vastaan. ”Järjestelmän muokattavuus ja nopea reagointi on tärkeää, että jos tulee yllättäviä poissaoloja meillä työntekijöillä, niin ajanvarausohjelmaan pystytään todella nopeasti tekemään muutoksia”, Saloranta toteaa. Vihta on myös nykyaikainen järjestelmä, jota kehitetään jatkuvasti yhteistyössä asiakasorganisaatioiden kanssa.

Vuorovaikutteinen ja joustava yhteistyö

”Yhteistyö on todella välitöntä, asiasta kuin asiasta pystytään keskustelemaan ja sellainen kehittävä ote näkyy ihan kaikessa. He (Netorek) eivät koskaan sano mihinkään ’ei koskaan’, tai että ei ole mahdollista, vaan aina selvitetään ja yhdessä pyritään löytämään paras ratkaisu. Todella joustavaa ja kaikin tavoin toimivaa yhteistyötä”, Saloranta kommentoi.

”EHDOTTOMASTI SUOSITTELEN VIHTAA.”

Hän lisää, että kun Netorekin kanssa on pidetty palavereita tai esimerkiksi oltu asentamassa automaatteja yhdessä, huomaa, että heillä on kokemusta ja ymmärrystä laboratoriomaailmasta ja heidän kanssaan on helppo keskustella niistä asioista. Saloranta on yllättynyt positiivisesti Netorekin kyvystä ja nopeudesta reagoida kehitys- ja muutospyyntöihin. ”He (Netorek) ottavat todella vahvasti kaikki tietosuojaasiat huomioon ja varmistavat, että asiakkaan tiedot ovat turvassa järjestelmässä. Se on myös todella hyvä ja hieno asia”, Saloranta kertoo.

”Ehdottomasti suosittelisin Netorekia ja olen jopa suositellutkin. Juuri sen takia, että he ovat kehittyvä ja yhteistyökykyinen yritys”, Saloranta kiteyttää.