Monipuoliset ajanvaraustavat tuovat lisää mahdollisuuksia sujuvaan asiointiin

Perinteisessä ajanvarausprosessissa asiakas varaa itselleen ajan esimerkiksi tarvitsemalleen terveydenhuollon vastaanotolle tai jonkin muun toimialan palveluun tietystä toimipisteestä tiettyyn kellonaikaan. Ajanvarauksen voi tehdä asiakkaan puolesta myös joku toinen henkilö, kuten vaikkapa vastaanoton ammattilainen.

Olemme käsitelleet blogissamme aiemmin myös ajanvarausmahdollisuutta, jossa aikaa varaava asiakas saa oikeuden varata aikansa tiettyyn palveluun, ajankohtaan ja toimipisteeseen ammattilaisen aiemmin tekemän tutkimuspyynnön pohjalta. Näin asiakkaalle rajataan saataville vain ne ajanvarausvaihtoehdot, jotka hänen tarpeisiinsa ehdottomasti sopivat. Voit tutustua tutkimuspyyntöihin pohjautuvaan ajanvaraukseen tarkemmin täällä.

Mainitut tavat ovat ajanvarauksessa yleisimpiä, ja ne toimivatkin lähes kaikkien palveluiden varaukseen erinomaisesti. Mutta millaisia muita ajanvarausvaihtoehtoja Vihta tarjoaa?

Joukkoajanvaraus – valmiiksi varattu aika tuhansille ihmisille

Ensimmäinen yksittäisen henkilön perusajanvarauksesta poikkeava tapa on niin sanottu joukkoajanvaraus, jota on käytetty jo kymmenisen vuotta HUS:n alueella esimerkiksi kohdunkaulan syövän seulonnoissa. Joukkoajanvarausominaisuus on alun perin suunniteltu terveydenhuollon käyttöön, mutta se voisi toki sopia hyödynnettäväksi myös muiden toimialojen ajanvarauspalveluihin, joissa on tavoitteena varata aikoja suurelle määrälle ihmisiä yhdellä kertaa.

Joukkoajanvaraus toimii niin, että seulontaa järjestävän tahon kautta saadaan lista asiakkaista, joita tullaan kutsumaan näytteenottoon – esimerkiksi tänä vuonna kutsun juuri kohdunkaulan syövän seulontaan pohjautuvaan Papa-kokeeseen saa yli 100 000 asiakasta. Saamme asiakkaista perustiedot, kuten nimen ja asuinpaikan postinumeron, minkä jälkeen kyseinen asiakasdata ajetaan Vihtaan. Vihdassa kutsuttaville asiakkaille ajetaan tiettyjen reunaehtojen mukaisesti valmiiksi varatut ajat kokeeseen tiettyyn toimipisteeseen postinumeron perusteella. Tavoitteena toki on, että näytteenottopaikka olisi mahdollisimman lähellä asiakkaan asuinpaikkaa.

Kun valmiiksi varatut ajat on ajettu Vihdassa kutsuttaville henkilöille, heille lähetetään paperinen kutsukirje, josta ilmenee olennaista tietoa tehtävästä kokeesta sekä henkilölle valmiiksi varattu aika. Kirje sisältää myös ohjeen ajan perumiseen tai siirtämiseen Vihdassa, mikäli varattu aika ei asiakkaalle sovi.

Joukkoajanvarauksen myötä esimerkiksi juuri kohdunkaulan syövän seulonnan vuosittainen osallistumisprosentti on kasvanut verrattuna siihen, että asiakkaat varaavat aikansa kokeeseen itsenäisesti.

Näytteenotto voidaan varata myös kiertävän ammattilaisen reitiltä

Terveydenhuollon asiakkaista merkittävä osa asuu erilaisissa palvelutaloissa ja hoitokodeissa, ja heiltä otetaan useinkin erilaisia näytteitä. Osa näistä asiakkaista ei kuitenkaan pääse antamaan näytteitä paikan päälle laboratorioon, eli näytteenottajat kiertävät heidän luonaan yksiköissä.

Vihta tarjoaa kiertävään näytteenottoon työkalun, jonka avulla näytteenoton asiakkaita voidaan ilmoittaa eri yksiköissä kiertävän ammattilaisen reitille. Laboratorion näytteenottaja voi siis ilmoittaa tekevänsä kierroksen tiettyjen postinumeroalueiden palvelutaloissa ja muissa yksiköissä tiettynä päivänä ja kellonaikana, kuten vaikkapa tiistaina kello 8–11. Reitin suunnitteluvaiheessa määritellään myös, mitä näytteitä reitillä tullaan ottamaan.

Nämä reitit avataan näkyville Vihtaan, minkä jälkeen hoitokotien työntekijät voivat ilmoittaa omia asiakkaitaan näytteenottajan reitille – hoitokotien työntekijät eivät siis varaa asiakkailleen tarkkoja kellonaikoja näytteenottoon. Kun ammattilaisen reitille on merkattu ilmoittautumisia, näytteenottaja voi järjestää itselleen vierailtavat yksiköt ilmoittautumisten perusteella.

Perhe- ja monipalveluajanvaraukset yhdistävät resursseja ja säästävät aikaa

Vihta mahdollistaa myös sekä useiden perheenjäsenten että useiden palveluiden yhtäaikaisen ajanvarauksen.

Perheajanvarauksessa toimipisteeseen saapuu hoitamaan asioitaan yhden henkilön sijaan kokonainen perhe. Kun yksittäinen henkilö varaa aikansa perinteiseen tapaan, kalenterista varataan toimenpiteelle esimerkiksi 15 minuutin aika. Perhevarauksessa on se etu, että mikäli useampi perheenjäsen tarvitsee vaikkapa rokotuksen lomamatkaa varten, jokaisen jäsenen toimenpiteeseen ei kulu erikseen tuota varttia, vaan esimerkiksi kolmen henkilön toimenpiteisiin riittääkin ehkä vain puolen tunnin aikaikkuna. Arvio perheen asiointiin varattavien toimenpiteiden kestosta voidaan laskea Vihdan avulla – usean perheenjäsenen yhteisasiointi säästää siis aikaa synergiaetuna.

Monipalveluajanvaraus taas tarkoittaa sitä, että asiakas ei tulekaan hoitamaan toimipisteeseen vain yhtä asiaa, vaan samalla kertaa tehdään useampi toimenpide peräjälkeen. Jos esimerkiksi verinäytteenoton yhteydessä asiakkaalta halutaan ottaa jokin toinen näyte, näitä varten varattu aika voidaan laskea Vihdan avulla ja optimoida ajanvaraus siten, ettei jokaista näytettä varten tarvitse omaa 15 minuutin aikaansa. Näin säästytään aikojen välisiltä tunnistautumisilta, Kela-korttien käytöltä ja muulta ylimääräiseltä säädöltä.

Perheajanvarauksen ja monipalveluajanvarauksen voi yhdistää keskenään siten, että mikäli perheenjäsenillä on tarve keskenään erilaisille näytteenotoille tai muille toimenpiteille, niitä voidaan tehdä yhteisesti varatun ajan puitteissa. Myös tähän operaatioon voidaan laskea toimenpiteiden perusteella kuluva aika, ja ennen ajanvarauksen vahvistamista voidaan selvittää, missä toimipisteessä kaikkien tarpeet täyttyvät parhaiten.

Perhe- ja monipalveluajanvarausta on käytetty jo usean vuoden ajan esimerkiksi Maahanmuuttovirastossa, eli ajanvaraustavat eivät suinkaan rajoitu ainoastaan terveydenhuollon tarpeisiin. Vihtaa voidaan siis hyödyntää myös monilla muilla aloilla, joiden vastaanotoilla on eduksi varata aikoja useammille henkilöille kerrallaan.

Mahdollisuutena myös ammattilaisen varmistuksen edellyttäminen aikaa varatessa

Jotkut vastaanottopalvelut voivat hyötyä myös siitä, että asiakkaan varatessa aikaa varaus lyödään lukkoon vasta, kun ammattilainen on vahvistanut sen. Asiakas voi siis varata itselleen ajan normaalisti, mutta ennen varauksen vahvistamista tiedot asiakkaasta sekä hänen varaamastaan ajasta menevät ammattilaisen tarkasteltavaksi.

Ammattilainen tarkistaa, että toimenpidettä varten on tarvittavat tilat, henkilöt ja laitteet saatavilla kyseisenä ajankohtana ennen kuin vahvistaa asiakkaan tekemän alustavan varauksen toimenpiteeseen. Varausta ei siis vahvisteta normaaliin tapaan automaattisesti, vaan prosessi vaatii ammattilaiselta tarkastavia toimenpiteitä sekä lopullisen vahvistamisen. Mikäli ammattilaisen mielestä asiakas tarvitsee esimerkiksi jotain muuta toimenpidettä ennen tavoiteltua toimenpidettä, ajanvarausta varsinaiseen toimenpiteeseen ei vahvisteta.

Henkilökohtaisen perusajanvarauksen lisäksi Vihdalla onnistuvat siis

• joukkoajanvaraus tuhansille ihmisille kerrallaan
• kotihoidon tai hoivakotien asiakkaiden ilmoittaminen liikkuvan näytteenoton reiteille
• perheajanvaraus useammalle henkilölle yhteisiin toimenpiteisiin
• monipalveluajanvaraus usealle peräkkäiselle toimenpiteelle
• ammattilaisen vahvistuksen edellyttävä ajanvaraus oikean palvelun ja saatavilla olevien resurssien varmistamista varten

Lue lisää Vihdan ominaisuuksista täältä!