4 syytä, miksi sähköinen ajanvarausjärjestelmä on tärkeä apu myös uusilla työllisyysalueilla

Kun Suomi siirtyy ensi vuoden alussa kohti uusia työllisyysalueita, digitalisaatio näyttelee entistä suurempaa roolia myös työllisyyspalvelujen tehostamisessa.

Julkisten työvoimapalveluiden järjestäminen siirtyy valtion työ- ja elinkeinotoimistoilta kuntien ja kuntien muodostamien yhteistoiminta-alueiden vastuulle 1.1.2025 alkaen. Työllisyysalueita tulee olemaan yhteensä 45.

Julkisia työvoimapalveluita ovat muun muassa

• työnvälityspalvelut
• tieto-, neuvonta- ja ohjauspalvelut
• erilaiset valmennukset
• työvoimakoulutus
• muutosturvakoulutus

Merkittävä rooli tässä muutoksessa on ajanvarauspalveluilla, jotka tarjoavat monipuolisia toimintoja asiakaspalvelun ja työntekijöiden arjen tukemiseen. Millaisilla konkreettisilla tavoilla sähköinen ajanvaraus edistää työllisyysalueiden palvelutarjontaa?

1. Integraatiot asiakastietojärjestelmiin ja IT-ympäristöihin

Sähköisen ajanvarauksen sujuvuudessa olennaista on ajanvarausjärjestelmän integrointiominaisuudet organisaatioiden sovelluksiin ja tietokantoihin. Moderni ajanvarausjärjestelmä liittyy saumattomasti esimerkiksi asiakastietojärjestelmiin ja Microsoft 365 -ympäristöön, mikä mahdollistaa käyttäjille kirjautumisen Azure AD:n kautta ja tapaamisten automaattisen synkronoinnin Outlook-kalenteriin.

Integraatio-ominaisuudet vähentävät päällekkäisvarauksia ja helpottavat ammattilaisten työpäivien organisointia. Käytännössä tämä tarkoittaa, että ammattilaiset voivat keskittää vaikkapa työnvälitykseen tai valmennuksiin liittyvät toimintonsa yhteen kalenteriin, mikä selkeyttää ja tehostaa ajankäyttöä huomattavasti.

2. Videotapaamiset

Videoneuvottelut ovat tulleet nykyaikaisissa työllisyyspalveluissa jäädäkseen, ja niiden avulla esimerkiksi ohjausta ja koulutuksia voidaan tarjota yhä sujuvammin etänä. Asiakas voi halutessaan varata ajan palvelupisteiden lisäksi etätapaamiseen samassa järjestelmässä, ja tapaamiset voidaan sopia pitkälti automatisoidusti, eli käyttäjät välttyvät manuaaliselta sähköpostirumbalta tai puhelinsoitoilta aikojen varauksessa.

Asiakkaat ja ammattilaiset saavat liittymislinkit vaikkapa neuvonnan tai työvoimakoulutuksen etätapaamisiin suoraan varausvahvistuksissa, eli linkkejä ei tarvitse enää luoda itse ja jakaa eteenpäin käsipelillä. Näin etäpalveluiden järjestäminen nopeutuu – ja samalla asiakaskokemus kohenee.

3. Viestintä asiakkaalle

Automatisoitu viestintä on sähköisen ajanvarauksen keskeinen etu, mikä näkyy myös tutkimuksissa: aikoja varattuaan asiakkaat vastaanottavat automaattisesti tekstiviesti- ja sähköpostimuistutuksia, mikä on osoittanut vähentävän peruuttamattomia aikoja jopa 60 prosentilla.

Kun viestit kilahtavat asiakkaille automaattisesti, ammattilaisten yhteystietojen etsiminen, manuaalinen sähköpostien lähettely sekä vastauksien tuskastuttava odottelu voidaan unohtaa. Sen myötä työllisyysalueilla voidaan varmistaa entistä tiiviimmin, että asiakkaat muistavat sovitut tapaamiset palveluihinsa eikä ammattilaisten resursseja haaskata turhaan.

4. Itseilmoittautuminen ja vuoronumeroasiointi

Itseilmoittautumisominaisuus takaa sähköisen ajanvarausjärjestelmän yhteydessä konkreettisesti asiakkaiden sujuvan saapumisen vastaanotolle ilman tarvetta henkilökohtaiseen kontaktiin työllisyyspalvelun vastaanotossa.

Omatoiminen ilmoittautuminen ei ainoastaan nopeuta prosessia vaan säilyttää vastaanottoaulassa myös yksityisyydensuojan. Lisäksi järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden asiointiin myös vuoronumerolla eli ilman ajanvarausta. Erityisen hyödyllinen ominaisuus on ruuhka-aikoina, kun asiakkaita on paljon ja palveluprosessista halutaan mahdollisimman jouheva.

Palveluiden saavuttamisen helppous on oleellinen osa työllistymisprosessia

Sähköinen ajanvarausjärjestelmä tuo integroitavuutensa ja automatisoitujen ominaisuuksiensa kautta merkittäviä parannuksia työllistymisprosessin alusta loppuun.

• Helppokäyttöisyys ja joustavuus mahdollistavat työnhakijoiden, työllisyyspalveluiden ammattilaisten ja muiden sidosryhmien välisten kohtaamisten sujuvoittamisen.
• Automatisoitu ajanvaraus tehostaa myös resurssien hyödyntämistä, mikä nopeuttaa ja yksinkertaistaa palveluprosesseja.
• Lisäksi modernit integraatiot takaavat, että kaikki osapuolet voivat hyödyntää ajantasaisia työkaluja ja tietoja saumattomasti.

Sähköisen ajanvarausjärjestelmän käyttöönotto on strateginen valinta, joka ei ainoastaan tehosta palveluita vaan myös parantaa asiakaskokemusta ja edesauttaa työllistymistä kokonaisuudessaan. Se ei siis ainoastaan nopeuta yksittäisen työnhakijan polkua työllistymiseen vaan vahvistaa myös koko alueen työllisyyspalveluiden laatua ja saavutettavuutta.